Intercambio documental con terceros bajo control: buzones por proyecto, permisos granulares, trazabilidad inmutable y marca personalizada. Sin instalar nada, sin perder el control.
Cuatro capacidades que convierten el email en algo del pasado para intercambiar documentación con terceros.
Crea espacios documentales independientes por obra, expediente, cliente o proveedor. Cada buzón con sus permisos y reglas de validación.
Control de acceso por usuario, empresa, tipo de documento y operación (ver, descargar, subir, editar). Caducidad configurable por usuario o documento.
Reglas automáticas que verifican formato, tamaño, campos obligatorios y vigencia. La documentación entra ya validada al repositorio.
Portal con tu logo, colores corporativos y dominio. Los colaboradores externos interactúan con tu imagen de marca, no con neodoc.
El impacto medible en productividad, costes y cumplimiento desde el primer mes.
Eliminación del email como canal de intercambio documental: todo queda trazado y centralizado.
Cumplimiento CAE automático: los subcontratistas suben su documentación y el sistema valida vigencias.
Reducción del 70% en llamadas y seguimientos manuales gracias a notificaciones automáticas.
Seguridad de nivel empresarial: cifrado AES-256, permisos granulares y audit trail inmutable.
Experiencia externa profesional: portal con tu marca, intuitivo y accesible desde cualquier dispositivo.
Integración directa con neodoc Central: los documentos recibidos alimentan workflows automáticamente.
Funcionalidades diseñadas para cubrir cada aspecto del módulo, listas para usar desde el primer día.
Los externos depositan documentos en buzones seguros con permisos, validaciones y notificaciones configurables.
Control de acceso por usuario, empresa, tipo de documento y operación (ver, descargar, subir, editar).
Alertas por email cuando hay documentos pendientes, nuevos envíos o plazos próximos a vencer.
Confirmación automática de lectura, descarga, fecha y hora por cada usuario externo. Registro inmutable.
Toda la documentación se transmite y almacena cifrada de extremo a extremo con cifrado de grado militar.
Organiza la documentación externa por proyecto, obra, expediente o cualquier criterio de tu organización.
Reglas automáticas que verifican formato, tamaño, campos obligatorios y vigencia antes de aceptar el documento.
Portal con tu logo, colores y dominio. Los externos interactúan con tu marca, no con neodoc.
Integración con sistemas externos para automatizar la carga y descarga desde portales de terceros.
Portal disponible en varios idiomas. Cada colaborador externo lo ve en su idioma configurado.
Los externos acceden por enlace, se registran con email/contraseña. Sin apps, sin certificados, sin VPN.
Estado en tiempo real de la documentación externa: pendientes, validados, caducados, rechazados, por contrata.
¿Quieres ver neodoc Portal funcionando? Te lo mostramos en 30 minutos con tus propios documentos.
Solicitar demo →Del documento de entrada al asiento en tu ERP, sin intervención manual entre medias.
Se crean buzones, carpetas y permisos para cada tipo de colaborador externo. Se definen reglas de validación documental y notificaciones automáticas.
Los colaboradores reciben un enlace seguro. Se registran con email y contraseña y acceden solo a la documentación que les corresponde.
Los externos suben documentos al buzón correspondiente. El sistema valida automáticamente formato, vigencia y campos obligatorios.
Los documentos recibidos se integran automáticamente en neodoc Central: se clasifican, indexan y enrutan al workflow correspondiente.
El módulo se adapta a la documentación, normativa y flujos típicos de cada sector.
Documentación CAE de subcontratistas: certificados, seguros, formación PRL, autorizaciones de trabajo con validación automática.
Ver másDocumentación de proveedores: certificados de calidad, fichas técnicas, conformidades, auditorías y homologaciones.
Ver másRegistro de entrada de documentación ciudadana o de otras administraciones con sellado de tiempo y acuse de recibo.
Ver másDocumentación de siniestros de peritos, talleres reparadores y abogados externos integrada en el expediente del cliente.
Ver másDocumentación regulatoria de contratas, certificados de instalaciones e informes de inspección de terceros.
Ver másDocumentación de expediciones recibida de clientes, agentes aduaneros y transportistas externos en un punto único.
Ver másCasos de uso reales donde este módulo es el corazón de la solución.
Portal de autoservicio gratuito para que las contratas suban y mantengan su documentación PRL al día.
Recepción de documentación externa vinculada automáticamente al expediente correspondiente.
Ventanilla digital para que ciudadanos y otras administraciones presenten escritos electrónicamente.
Intercambio seguro de contratos en negociación con proveedores y clientes con trazabilidad completa.
Compartir documentación con auditores, asesores externos o reguladores con control granular de accesos.
Recepción de documentación de auditores ISO, organismos certificadores e inspectores externos.
neodoc Portal se integra de forma nativa con el resto del ecosistema neodoc.
Las dudas técnicas y operativas más habituales antes de implantar el módulo.
Una carpeta compartida (Google Drive, OneDrive, SharePoint) no tiene permisos por tipo de documento, ni validación automática, ni audit trail inmutable, ni notificaciones de plazos. neodoc Portal es un sistema diseñado específicamente para el intercambio documental seguro con terceros.
No. neodoc Portal se accede desde el navegador. Los colaboradores reciben un enlace, se registran con email y contraseña, y acceden directamente. Sin apps, sin certificados, sin VPN. Funciona desde cualquier dispositivo.
Sí. Portal se utiliza ampliamente en construcción e industria para gestionar la documentación CAE de subcontratistas: certificados de empresa, seguros, formación PRL, TC2, aptitudes médicas. El sistema valida vigencias automáticamente.
Tu marca. Portal se personaliza con tu logo, colores corporativos y opcionalmente tu propio dominio. Los colaboradores externos interactúan con tu imagen de marca, no con neodoc.
Coste mensual según número de buzones internos. Los colaboradores externos no pagan licencia. Solicita una propuesta adaptada a tu volumen de contratas, proveedores o clientes externos.
Los documentos recibidos por Portal se integran automáticamente en neodoc Central: se clasifican, indexan con metadatos y enrutan al workflow correspondiente. No hace falta descargar y volver a subir — la integración es nativa y en tiempo real.
No. Portal soporta desde decenas hasta miles de colaboradores externos simultáneos con permisos independientes. El coste depende de los buzones internos, no del número de usuarios externos.
Sí. Portal cumple RGPD: cifrado AES-256 en tránsito y reposo, datos en la UE, auditoría inmutable de accesos, derecho de supresión gestionable y consentimientos trazables. Certificación ISO 27001 (Applus SI-1067/25) y ENS Categoría MEDIA.
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