Uno de los próximos retos será el Big Data aplicado a la gestión documental
Hoy charlamos sobre gestión documental con Omar Rojas Herrera, especialista en Gestión Documental y Archivos en el Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería-OSINERGMIN, y ex funcionario directivo del Archivo General de la Nación en Lima-Perú.
1- ¿Cómo de importante es la gestión documental para las empresas?, ¿todas necesitan un gestor de documentos?
La gestión documental consiste en controlar de manera eficiente y sistemática la creación, recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos. Y precisamente la importancia de la Gestión Documental radica en el control, es decir, en tener el control de todos los documentos de la empresa, ya que esto nos permitirá un fácil almacenamiento, una consulta rápida de los mismos y una recuperación eficiente de la información. Dicho esto, opino que hoy en día todas las organizaciones necesitan de un sistema de gestión de documentos, pero deben ir paso a paso. Para empezar es importante que tengan identificadas sus necesidades documentales y sus flujos y procesos de trabajo. Y es que cada empresa es diferente, con unas necesidades específicas y, por ello, no existe un modelo estándar de sistema de gestión de documentos.
2- ¿Y es sólo apta para grandes empresas?
Para toda organización grande o pequeña siempre y cuando tenga claro sus procesos, pues es una manera de rentabilizar y racionalizar la gestión en la administración en cuanto a los documentos y las evidencias que ésta guarda.
Todas las organizaciones necesitan gestión documental, pero antes deben tener identificadas sus necesidades documentales y sus flujos y procesos de trabajo
3- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
No creo que el costo sea de mucha trascendencia. De hecho, más que un gasto, la gestión documental es una inversión que redunda en el beneficio para la organización y de quienes la componen.
4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Si se tiene bien claro el diseño de la organización, sus procesos, herramientas de gestión archivística, plataforma y control del ciclo de vida de los documentos y si el sistema reúne todas las garantías de seguridad de información que permita que los documentos sean auténticos, íntegros, fiables y usables, por supuesto que son seguros con el fin de preservar la memoria corporativa para el futuro.
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Racionalizar la producción documental.
Más que un gasto, la gestión documental es una inversión que redunda en el beneficio para la organización
6- ¿Y el mayor inconveniente?
La identificación de los flujos de trabajo.
7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?
El futuro está tan cerca que hasta me atrevería a afirmar que la gestión documental está en constante cambio y mejora debido a que el centro de atención está en los datos de documentos.
Todos debemos estar preparados para el cambio y la asimilación en el uso de las tecnologías
8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
Precisamente a los datos, ya incluso se está pensando en proponer la gestión documental basada en la inteligencia artificial, o que la misma gestión documental sea sustituida por la gestión basada en datos, muy polémico por cierto… Y claro, todo esto sin perder de vista el tema de Big Data aplicado a la gestión documental.
9- Un deseo para el futuro del sector…
Que todos estemos preparados para el cambio y asimilación en el uso de las tecnologías teniendo en cuenta los criterios de la archivística moderna… Pienso especialmente en Iberoamérica.
