Una gestión documental debe permitir la gestión de documentos a lo largo de todo el ciclo de vida, garantizando su autenticidad, integridad y conservación
Esta semana charlamos sobre gestión documental con Olga Giralt, consultora especializada en gestión de la información y la documentación. Olga es licenciada en Documentación y en Filología y está especializada en gestión de documentos electrónicos. Asimismo, ha liderado múltiples proyectos en el ámbito de archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos.
1- Buenos días, Olga. A tu juicio, ¿cuáles son las claves de la transformación digital en la empresa?
Desde mi punto de vista hay tres claves fundamentales: 1) disponer de unas políticas claras y procedimientos de trabajo; 2) dotar a la organización de los sistemas tecnológicos necesarios para poder implementar las políticas y 3) formar y acompañar a todo el personal de la organización en el proceso. Este último aspecto, la formación del personal, es fundamental y permite superar con éxito el cambio cultural que supone la transformación digital de las empresas. Es importante que todos los trabajadores se sientan “acompañados” y que dispongan de interlocutores a los que puedan dirigir sus dudas o problemáticas de trabajo.
2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?
Extender la política de gestión de documentos a toda la organización. A veces, cuando se habla de gestión documental ésta se limita sólo a los expedientes y trámites más reglados y oficiales, pero no hay que olvidar que, en una organización, se gestionan múltiples documentos, muchos de ellos de trabajo y no vinculados a expedientes en el sentido estricto de la palabra. Extender las políticas de gestión de documentos a todos los ámbitos nos harán mejorar de forma sustancial la eficiencia de la organización.
La formación del personal es fundamental y permite superar con éxito el cambio cultural que supone la transformación digital de las empresas
3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental?, ¿y cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?
Toda organización necesita una gestión documental y, de hecho, toda organización la tiene en mayor o menor medida. Desde el momento en que se marcan unas pautas sobre cómo ordenar las carpetas de unidad de red o cómo denominar los documentos electrónicos estamos haciendo gestión documental… Tener dificultades para localizar un documento o para determinar si se trata o no de la última versión son síntomas claros de una gestión de documentos deficiente.
4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?
Sí, estamos preparados, pero necesitamos tener garantías suficientes sobre la autenticidad y conservación del documento electrónico. De hecho, en general, las organizaciones trabajan ya desde hace algunos años “exclusivamente” en electrónico, reservando sólo el uso del papel para aquellos documentos oficiales que deben conservarse a largo plazo. En el momento en que estas organizaciones dispongan de sistemas de gestión de documentos sólidos no hay habrá grandes inconvenientes para pasar a una gestión completa en soporte electrónico.
Extender las políticas de gestión de documentos a todos los ámbitos nos harán mejorar de forma sustancial la eficiencia de la organización
5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?
Que una “misma gestión documental” vale para todos. Es verdad que existen modelos muy válidos de políticas, cuadros de clasificación, esquemas de metadatos… Estos modelos son una base fundamental de trabajo, pero es necesario también que cada organización adopte y adapte estos modelos a su propia realidad.
6- La oferta de software de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?
El primer escollo a la hora de escoger uno de los múltiples programas de gestión documental que hay en el mercado es discernir entre los que son “realmente” programas de gestión de documentos y los que no lo son, ya que muchos de los programas que se venden bajo este paraguas son en realidad sistemas de trabajo colaborativo, sistemas de gestión de procesos… En otro sentido, un programa de gestión documental debe permitir la gestión de documentos y expedientes a lo largo de todo el ciclo de vida, garantizando su autenticidad, integridad y conservación. Los elementos clave para ello son el uso de metadatos y la clasificación de acuerdo a una estructura funcional que permita gestionar la retención y acceso a los documentos.
7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?
El Cloud computing es una muy buena opción, siempre que se tengan bien controladas las condiciones de acceso a la información, ya que permite reducir costes de almacenamiento y mejorar el acceso a los datos.
8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?
Unas buenas políticas de gestión documental deben favorecer también el compartir la información. Así, uno de los objetivos que se persiguen cuando se implementan sistemas de gestión de documentos en las organizaciones es precisamente romper los silos de información, de manera que todas las personas puedan acceder al conocimiento. En cualquier caso, lo más importante es establecer una política clara de acceso a la información, que vele por el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.
9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector
Garantizar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos electrónicos a largo plazo… No es una tendencia nueva, ¡pero aún nos queda un largo camino por recorrer!
