Una gestión documental de calidad no es una opción (sí o sí)
Interesante artículo de los amigos de Alacaja: La calidad en la gestión documental no es una opción. Dice Alacaja que quienes trabajan con documentos y en archivos deben considerar una obligación el establecer y seguir unos protocolos de calidad en los procesos de trabajo.
Las normas y estándares internacionales ISO para la calidad de procesos, la ISO 9000, en gestión de la calidad, o la ISO 14001, para implantar un sistema de gestión medioambiental eficaz, son un signo evidente de que la empresa o institución certificada sigue unos procesos de gestión, evaluación y mejora en sus productos y servicios de verdadera calidad. Pues bien, todos estos productos y servicios están documentados, las evidencias, los informes de auditorías, etc los archiveros conocemos perfectamente la definición de documento de archivo.
En neodoc estamos de acuerdo con esta premisa. De hecho alguno de nuestros casos de éxito tiene mucho que ver con este tema. Por ejemplo, la empresa de pinturas Ibersa había implantado varios sistemas de calidad en la empresa, entre ellos la norma UNE/ISO 9001, y este hecho constituía un nuevo foco de generación de papeleo que requería de una correcta gestión y de una herramienta que soportase toda esta documentación.
El diseño y arquitectura de neodoc, con su control de versiones y metodología de almacenamiento se adaptó a la perfección a las pautas establecidas por la norma UNE/ISO 9001. A través de neodoc se podían crear nuevos documentos, se actualizaban los existentes, se hacían comunicados a los trabajadores, etc. A nivel de auditoría, no sólo se cumplían los requisitos técnicos sino que, se podía ofrecer un sistema de acceso a las entidades certificadoras sin que resultase necesaria ninguna acción complementaria.
Lo cierto es que en la actualidad cada vez más empresas implantan diferentes normas y certificaciones que, en determinados casos y con el soporte adecuado, hacen más ligera su gestión. Éste en un claro ejemplo de ello y en Ibersa se continúa manteniendo una política de calidad soportada por neodoc
