¿Tu empresa trabaja con proyectos? Agiliza tus procesos con gestión documental

Poner en marcha un proyecto y gestionar todo el ciclo de vida del mismo con todos los documentos y contenidos que lo componen es, en la mayoría de los casos, una tarea complicada. Pero existen sistemas para facilitar esta gestión, soluciones específicas para a una problemática concreta que afecta en especial a empresas grandes de sectores como la construcción (gestión de obras), ingenierías, empresas de consultoría, etc.

En general, una gestión documental de proyectos es ideal para aquellas empresas que gestionan grandes depósitos de conocimiento, ya que les proporciona un asistente de creación de proyectos en el que se archivan todos los datos de trabajos pasados que, más adelante, al elaborar un nuevo proyecto, se pueden reutilizar y aprovechar. Es, sin duda, un paso muy importante hacia la gestión eficiente del conocimiento, ya que hace que el Know-how individual y a veces tácito, pase a ser estructurado, almacenado, rescatable y por tanto reutilizable por cualquier persona.

Imagínate, por ejemplo, que con un mismo software puedas realizar la gestión de tareas y de subtareas de un proyecto y la gestión de recursos (personas, presupuestos, materiales, etc) del mismo, que puedas saber en todo momento cuántas horas has dedicado a una tarea concreta, cómo se encuentran los plazos de entrega, el presupuesto, etc.

Asimismo, este tipo de herramientas te permite establecer los estados (workflow) de un proyecto (preventa, ejecución, aprobado, etc) y generar plantillas con una estructura personalizada para cada tipo de proyecto que, más tarde, podrás reutilizar y estandarizar.

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