Transparencia, eficacia, eficiencia y rapidez, los retos de la gestión documental
¿A qué cambios se enfrenta a corto plazo la gestión documental?, ¿Qué novedades nos esperan de cara a este nuevo curso?, ¿Cuáles serán sus principales retos? y ¿cuáles serán sus mayores inconvenientes? Lo expertos han hablado y estas son sus respuestas.
Dice Alacaja que «los nuevos retos de la gestión documental son viejos objetivos aun perseguidos, pero que por falta de personal o presupuesto nunca se llevan a cabo». Para la empresa jiennense, el reto está en «integrar la gestión documental como un proceso más en las empresas, los beneficios son inmediatos, y todavía existen administrativas/os que pierden mañanas enteras copiando documentos o buscándolos». Asimismo, explica que es necesaria una planificación de los procesos: «la oficina sin papel solo llegará gracias a una estrategia marcada por especialistas en documentación y herramientas adecuadas a medio y largo plazo». Asimismo Alacaja habla de una digitalización de calidad, de la necesidad de especialistas (documentalistas, archiveros y archiveras) y finalmente, habla de transparencia y afirma que es «el verdadero reto de la gestión documental adecuada, sus herramientas, procesos y especialistas son las llaves, y deben coincidir en el camino para lograrla».
Y precisamente en esta línea nos encontramos con la opinión de Susana Verdejo quien explica que «uno de los retos sería adaptar la gestión documental (software y procedimientos) a la nueva Ley de Transparencia».
María Gómez, nos explica desde Colombia en su primera aparición en encuestasneodoc que, desde el punto de vista de la calidad del servicio, «el reto estaría en la eficiencia y eficacia«. Y Similar es la respuesta de María Jesús Valseca quien asegura que «la rapidez y la eficacia es lo más importante en la gestión documental». habla de retos como la digitalización certificada, certificación de documentos, nuevos y mejorados softwares de gestión documental, etc.
Por su parte MDA Archivos dice que el reto de la gestión documental es seguir dando valor añadido a la gestión del usuario. Y Sergio Gómez nombra la preservación digital a largo plazo, el acceso a la información y gobierno como otros reto de la gestión documental. Asimismo, Gómez de nuevo vuelve hablar de la transparencia.
Francisco Ricau explica que, a su juicio, el reto está en reducir los costes de implantación, facilitar la configuración del software por parte del usuario final, mayor facilidad de uso y la convivencia o competencia del ECM con herramientas EFSS (Dropbox, Box, Owncloud, etc.)
Alfonso Ruiz Cagigal explica que en sector público, es necesario seguir los estándares ENI y los protocolos informáticos de última generación. El Archivo Electrónico Único, añade, sin la pieza del Archivo Electrónico Único no hay Administración Electrónica: workflow, webservices, digitalización, etc.
Didier Hurtado explica que «los retos están en la actualización de las organizaciones frente a los nuevos retos y tendencias tecnológicas». Hurtado cree que hay que «dejar de pensar en Flujos Documentales y pensar mas administración de la información organizacional con prácticas adecuadas».
José Luis Carreño complementa la información con tres interesantes vínculos en los que se habla de la e-administración y la e-gestión documental y de la gestión de documentos y la administración de archivos.
¡Muchas gracias a todos los expertos por participar!
