Tendencias en Gestión Documental para 2014
La tecnología avanza de forma vertiginosa en nuestros días y la gestión documental se va ver influenciada con estas tendencias y avances tecnológicos, por lo tanto, vamos a tratar de transmitir las inquietudes hacia las nuevas tendencias que afectan a la gestión documental de la información o del conocimiento en nuestras organizaciones. Los cambios tecnológicos afectan a diferentes colectivos: las PYMEs, la Administración Pública, los grupos de investigadores, multinacionales…
La seguridad de nuestra información y la convivencia entre los soportes físicos y los electrónicos.
“Más vale prevenir que curar” Hay profesionales que viven con el “ya lo dije yo” cuando ha ocurrido un problema inevitable. Por ejemplo cuando se incendia un archivo irrecuperable, los profesionales del grupo Deloitte se pueden enorgullecer de decir “lo hice” en lugar de “lo dije” ya que el archivo de Deloitte estaba duplicado cuando se quemó en Windsor.
La seguridad es un asunto preocupante en las empresas, a diario salen noticias en prensa sobre espionajes industriales, la NSA, Wikileaks, fugas de información, incluso a nivel particular; que ponen en entredicho la seguridad de los sistemas de información.
Haciendo una comparativa entre la seguridad aplicada a instalaciones, soportes y procesos físicos con la seguridad en el mundo de la documentación electrónica. Podemos decir que para tratar de preservar su información de forma segura las empresas deben cumplir con la Ley Orgánica de Datos (LOPD) y la ISO 27001 en sus propias instalaciones y procesos. Aparte de mantener una serie de cuidados para no estar expuestos a diferentes ataques:
En referencia a los soportes físicos, no deje que cualquiera pueda acceder a la información confidencial o con alto valor añadido, una empresa de gestión documental podría ayudarle a gestionar su archivo.
Relativo a los soportes digitales, proteger todos los archivos y sus copias, de una forma unificada y razonablemente segura. Igual que un ladrón puede robar en el banco más seguro, un archivo en un servidor no está nunca 100% seguro, pero es muy sencillo conseguir un nivel “razonable” de seguridad con un programa de gestión. Y hay una ventaja adicional: se puede personalizar el nivel de seguridad de cada documento electrónico almacenado en la base de datos, algo difícil de hacer con los documentos en papel que, como mucho, estarán en el despacho del jefe o del contable, pero con pocas opciones de “personalización” de los niveles de protección, salvo que tengas tus archivos en una empresa de gestión documental como Adoc.
Las empresas deben ser especialmente cuidadosas en este aspecto. Las nuevas leyes y la creciente digitalización de casi cualquier documento, obligan a seguir normas y protocolos específicos para el tratamiento de la documentación.
Los Smarthphones y la era digital de la gestión documental.
Antes de la era digital en la que estamos inmersos, la gestión documental se aplicaba básicamente de manera “analógica”, es decir, mediante procesos burocráticos, tediosos, que requerían de tiempo y paciencia y, sobre todo, mucho papel. Almacenar una gran cantidad de documentos durante extensos períodos de tiempo genera una serie de costes que, en el contexto actual de ferviente competitividad empresarial no pueden ser obviados.
Tanto la empresa privada en general, como el sector público en particular, son responsables de la salvaguarda de un desmedido volumen de datos y documentos que deben ser administrados de forma eficiente y conforme a la ley vigente. Gracias a las nuevas tecnologías, administrar y almacenar de forma electrónica todo tipo de archivos está consiguiendo reducciones de costes y aumentos de productividad a pasos agigantados.
A pesar de estos grandes avances ya presentes, uno de los nudos gordianos de estos procedimientos es la inmensa cantidad de documentos y archivos que deben ser escaneados, procedimiento que suele requerir recursos humanos y máquinas auxiliares. En este punto queremos hablar de una tecnología emergente y con gran potencial como son los Smartphone o tabletas, a través de las nuevas aplicaciones o App, están diseñando nuevos procedimientos innovadores de gestión documental más rápidos y sencillos, con menor coste tanto para usuarios como A partir de ahora, se podrá escanear e imprimir documentos de todo tipo desde un Smartphone o tableta, consiguiendo incrementos de eficiencia nunca vistos, de tal manera que pueden derivar en una revolución de los procedimientos burocráticos y administrativos.
Esta tendencia puede contribuir sustancialmente a una reducción de la burocracia y mayor flexibilidad y fluidez en cada trámite. Esta transformación puede acarrear un ahorro sustancial en los costes empresariales y en el gasto público, a la par que un menor estrés social.
Los smartphones independientemente de que los niveles de confidencialidad, integridad y, en definitiva, seguridad asociados a estos “aparatos” no sean los adecuados, su penetración en el uso privado y empresarial es imparable. Por tanto, hay que tenerlos en cuenta cuando se habla de gestión documental. Que pueden repercutir directamente en necesidades de la empresa: recortar tiempos de gestión, disponer de garantías de control y seguridad y explotar el tratamiento de la documentación.
Este año veremos por lo tanto muchos avances en apps de gestión documental para los usuarios de smartphones que podrán escanear, acceder y modificar información.
