Tecnológicamente estamos preparados para la oficina sin papeles, pero emocionalmente y psicológicamente no
Esta semana en neodoc entrevistamos a Marta Perpiñán Arias, freelance, autónoma, diplomada en Biblioteconomía y licenciada en Documentación. Marta se define como bibliotecaria vocacional, especializada en Ciencias Empresariales y en Ciencias de la Salud, y es además responsable de la selección, organización y difusión de recursos en formatos tradicionales y electrónicos así como de los servicios bibliotecarios y especialista en técnicas de recuperación de información en bases de datos médicas y empresariales.
1- Se habla mucho hoy día de transformación digital ¿Cuáles es a tu juicio la clave de ésta en las empresas?
La clave está en la concienciación por parte de los directivos y de los trabajadores de que se tiene que realizar esta transformación digital. Y una vez esta toma de conciencia se ha llevado a cabo, entonces mucha planificación, mucha organización y un esfuerzo continuo por parte de todo el personal de la empresa, el involucrado en el proceso inicial y el que luego tendrá que utilizarlo en su día a día. A menudo se prioriza lo que quieren los directivos de la empresa, y se olvida al que tiene que trabajar día a día en la empresa, y que tiene que estar informado, formado y satisfecho y ser capaz de continuar con el proceso.
2- ¿Es siempre rentable la gestión documental?, ¿cómo se garantiza la rentabilidad de ésta?
La rentabilidad se garantiza a través de un buen uso continuo, que toda la documentación que se genera sea fácil de encontrar, que tengan nuevos sistemas de seguridad, que se permita acceder a la documentación a los autorizados, y un elevado grado de satisfacción por parte de los usuarios.
Hay que concienciar a los directivos y a los trabajadores de que se tiene que realizar la transformación digital
3- ¿Cómo sabe una empresa que necesita una gestión documental?
Toda empresa necesita gestión documental para encontrar de manera rápida y sencilla el documento que necesitan sin necesidad de pedírselo a los compañeros. Cuando la misma empresa se da cuenta de su desorden documental es el momento clave para implementar un proceso de gestión documental.
4- ¿Crees que en España estamos preparados para la oficina sin papeles?
Preparados tecnológicamente sí, pero emocionalmente y psicológicamente no. Todavía se necesita tener algo físico entre las manos, y eso ralentiza el hecho de llegar a una oficina sin papeles total.
Cuando la misma empresa se da cuenta de su desorden documental es el momento clave para implementar un proceso de gestión documental
5- Hay mucho mito y mentira en torno a la gestión documental ¿Cuál crees que es la mentira más extendida?
Qué es un proceso caro, lento, y cualquier programa sirve para cualquier empresa. Cada empresa necesita diseñar la gestión documental adaptada a sus necesidades.
6- De hecho, existen un montón de softwares de gestión pero como tú bien dices no vale cualquiera. ¿Qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?
Efectivamente, no todos los programas existentes en el mercado valen, hay que saber escoger el que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, y que hará que su uso posterior sea el óptimo, y se le tiene que pedir el máximo rendimiento que siempre tiene que ir acompañado de una buena formación continua, y todo esto se consigue con un conocimiento exhaustivo y a fondo de la empresa.
No todos los programas existentes en el mercado valen, hay que saber escoger el que mejor se adapte a las necesidades de la empresa
7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?
Totalmente a favor, a pesar del escaso uso que se le da actualmente. Pero este uso tiene que tener todas las garantías de seguridad posibles de toda la documentación.
8- Hoy en día todo es muy «social» y todo se comparte… ¿Cómo afecta esto a la gestión documental?
Compartir la información debe ser un tema clave en el futuro de las empresas. Ya hay diferentes leyes que hablan de transparencia y de otros aspectos relacionados, pero aún así tenemos que concienciarnos de que la información se puede y se tiene que compartir.
Compartir la información debe ser un tema clave en el futuro de las empresas
9- ¿Qué tendencia de futuro marcará el camino del sector?
La conservación de la información producida por la empresa, y su posible uso futuro, exista o no la empresa. ¿Cómo se conservará todos los datos que producen las empresas y que en algunos casos ya son “oficinas sin papeles”? ¿Cómo se podrán recuperar? ¿Y utilizar? Se abre todo un campo de posibilidades, donde los futuros investigadores de la historia tendrán mucho que decir.
