Te contamos las 13 ventajas de implantar la gestión documental neodoc en tu empresa
La implantación de un Sistema de Gestión Documental como neodoc supone en sí mismo un valor añadido a la organización, aportando, entre otros, los siguientes beneficios.
Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel (varios cientos de horas anuales).
Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar estos perfectamente categorizados e indexados, mediante atributos que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.
Reducción de los costes de archivado, tanto en documentos electrónicos (sólo hace falta categorizarlos para que estos se archiven de forma transparente para el usuario) como en documentos que tienen su versión original en papel y que deben de ser registrados en un archivo físico por cuestiones legales (en el momento en que son digitalizados se produce una reducción de costes debido a la ausencia de manipulación física).
Acceso desde cualquier punto geográfico a la documentación.
Reducción drástica de los riesgos de pérdida de un documento. Esto es consecuencia directa de tener un repositorio centralizado de documentación aumentando la facilidad de realización de copias de seguridad o respaldo.
Acceso concurrente a un documento: varios empleados podrán acceder simultáneamente a un mismo documento.
Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya que al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar on-line cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.
Ahorro de papel y consumibles, al no requerirse la impresión de la inmensa mayoría de la documentación generada y a la digitalización con escáner de la ya impresa.
Soporte para trabajar bajo normativas de calidad ISO, en donde un sistema de Gestión Documental es más que recomendable.
Seguridad y privacidad en el acceso a documentos: cada documento tiene asignados los usuarios o grupos de usuarios que poseen determinados niveles de permiso de acceso a través de conexiones cifradas de alta seguridad.
Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes por incurrir en demandas y otros procesos legales.
Cumplir de forma automática y sin trabajo adicional las directrices impuestas por la ISO para la gestión de la documentación.
Trabajo coordinado y distribuido (desde cualquier punto geográfico) generando un ambiente de colaboración y sincronización.
