Sistemas de búsquedas en una gestión documental
Aunque en el mercado existe una amplia variedad de productos, lo más común es que una gestión documental de calidad realice búsquedas tanto simples como avanzadas. Normalmente se trata de búsquedas potentes y sencillas que se pueden guardar y que se pueden realizar dentro de los documentos.
Una de las funcionalidades más novedosas que ya incluyen muchas gestiones documentales modernas es la de buscar a través de un sistema de carpetas inteligentes de forma que un mismo documento se pueda encontrar en dos ubicaciones diferentes, una física y otra virtual. Imaginemos, por ejemplo, una factura de un cliente de 2013 que, con las carpetas inteligentes, podamos encontrarla en la carpeta de dicho cliente, pero también en otra general de facturas por fechas.
En los sistemas de gestión basados en carpetas tradicionales, los usuarios tienen que definir la carpeta en donde se guarda un documento (factura, contrato, informe…) y después confiar en su memoria para volver a encontrar ese documento de nuevo. Y es que esto muchas veces es difícil porque las jerarquías de carpetas están nombradas ambiguamente y con numerosos niveles. Y esto va a peor: con el paso del tiempo la estructura de carpetas se vuelve cada vez más caótica y gestionar de manera eficiente es una misión imposible. Además, existe otro problema, y es que a menudo un mismo documento puede ser susceptible de ser ubicado en más de una carpeta.
Requisitos para un sistema de búsquedas en una gestión documental:
– Búsquedas globales sobre todos los contenidos.
– Búsquedas avanzadas con definición de filtros.
– Búsquedas por metadatos (campos).
– Búsquedas a través de palabras clave.
– Customización de resultados (selección y ordenación y disposición de las columnas resultantes)
– Indexación del contenido de los DOCUMENTOS PDF, doc, excel, etc
– Carpetas inteligentes
