Siete pasos para lograr la «oficina sin papel»
Para empezar, debes saber que agrugar cientos de documentos con clips no es una buena idea. Olvídate de los clips porque con ellos no vas a ser más efectivo ni productivo y vas a gastar más papel.
2.- Dí adiós al correo manual. Las empresas que todavía hoy en día pierden horas pegando los sellos manualmente, o que utilizan una máquina franqueadora, malgastan salud, horas y mucho papel, aparte de las impresoras dedicadas a estas tareas. Automatizando y externalizando su correo, una empresa puede enviar de una a 100.000 cartas diarias, y quitarse de encima ese engorro.
3.- Olvídate de los paseos y pásate a la gestión automática de los documentos desde el puesto de trabajo. De la fotocopiadora a la mesa, de la mesa al fax, al final supone recorrer cientos de metros al día y mucho tiempo perdido. Es la consecuencia de la gestión manual de pedidos, albaranes y otros documentos fundamentales para el negocio.
4.- Limita el uso de impresoras, fax y fotocopiadoras. Ahorra automatizando procesos.
5.- Las colas en el fax pertenecen al pasado. Si uno o varios empleados de la empresa están continuamente haciendo cola en el fax para enviar los documentos –pedidos, albaranes, etc…- y esperar a ver si se han recibido correctamente, están perdiendo tiempo en lugar de dedicarlo a tareas más estratégicas; por ejemplo, para tener a sus clientes más satisfechos. La solución pasa por automatizar los envíos de documentos de negocio.
6.- Si los empleados pasan demasiadas horas escalando por las estanterías en busca de las carpetas y lo dossiers de los clientes, si el uso de la perforadora y las bandejas clasificadoras no tiene secreto para ellos, son señales indicadoras del deterioro de la salud productiva de la empresa. La gestión electrónica de documentos ahorraría todos esos esfuerzos.
7.- Si vemos muchas bandejas de documentos en las mesas de los empleados y colaboradores, además de que les falta sitio para trabajar cómoda y eficientemente, es señal de que la empresa emplea mucho tiempo en manipular y distribuir papel, lo que va en detrimento de su eficacia y competitividad.
