Si mi empresa tarda más de 10 minutos en ubicar un documento, es reflejo de una mala gestión documental
Charlamos de nuevo en neodoc con uno de nuestros expertos favoritos 😉 Seguro que ya conocéis a Sergio Gómez Flórez, Jefe de Gestión Documental del Grupo ASD y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implementación de software de gestión de documentos electrónicos.
1. Buenos días, Sergio, últimamente se oye y lee mucho sobre la transformación digital de las empresas. ¿Cuáles consideras que son las claves de dicha transformación?
Sin duda, la clave está en la Gestión del Cambio. Cambiar nos lleva a evolucionar y la tecnología está aquí para hacer que las empresas evolucionen. Sin Gestión del Cambio no hay entendimiento de esto.
2. Sin duda, la tecnología nos ayuda a evolucionar. Sin ir más lejos está la gestión documental… En este sentido ¿cómo pueden las empresas rentabilizar al máximo la gestión documental?
Deben ir más allá del cumplimiento legal. Lo digo por el caso Colombiano en el que la Gestión Documental se vende como una obligación que nace a raíz de una fuerte normativa que existe. Bajo esa premisa miles de empresa han invertido millones de pesos en procesos, sistemas, recursos, materiales y demás, pero los resultados son muy pobres comparados con la inversión. En cambio, si modificamos el discurso para vender la Gestión Documental como un proceso transversal que aporta valor, que es fuente de información y conocimiento, que agiliza procesos, que sirve como instrumento para disminuir la corrupción y que, incluso, fortalece los procesos paz, justicia y reparación; el resultado será que las entidades entiendan el valor más allá de la obligación. Considero que de esta forma sí se rentabiliza.
Si mi empresa tarda más de 10 minutos en ubicar un documento cualquiera, es sin duda reflejo de una mala gestión documental
3. ¿Cuál es el indicador de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?
El indicador clave, diría yo, está dado por la demora en la búsqueda de información y la atención de solicitudes de usuarios. Si mi empresa se demora demasiado tiempo (más de 10 minutos) en ubicar un documento cualquiera, es sin duda reflejo de una mala gestión documental. En cuanto a los síntomas, diría que son muchos, pero quiero destacar lo siguientes: Demora en la búsqueda y recuperación de documentos, solicitudes de terceros (clientes, proveedores, ciudadanos) sin responder, bodegas llenas de cajas apiladas una sobre otra, imposibilidad de recuperar información que tenga más de 5 años de existencia, imposibilidad de saber qué información tenía un funcionario que trabajaba en la compañía, procesos lentos, demorados y poco eficientes, papel por toda la empresa, en todos los procesos y carpetas compartidas llenas de documentos.
4. Estás describiendo el caos absoluto… 😉 Pero realmente ¿estamos preparados para la oficina sin papeles?
En muchos aspectos sí. Somos más conscientes respecto al uso de papel y legalmente en muchos países ya existe normativa que avala y legaliza el formato digital, incluso podríamos decir que es más seguro y difícil de falsificar que un documento en papel y firmado manuscritamente. El asunto que pone en jaque a la oficina sin papeles, es la capacidad de preservar la información en el tiempo. Ese asunto a hoy es aún muy incierto y por ello siento que es mejor esperar un poco más para poder implementar por completo oficinas sin papeles.
Es mejor esperar un poco más para poder implementar por completo oficinas sin papeles
5. Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?
La que he escuchado últimamente: “Este software de Gestión Documental, es el mejor del mundo y el que su compañía necesita”. Yo he sido consultor de ventas de algunos sistemas y he estado en el papel del que está buscando software y esa es una mentira moderna y recurrente.
Es una mentira porque como lo mencioné en algún momento en el blog de neodoc, el software perfecto puede ser cualquiera, siempre que se adapte a las necesidades de la empresa.
6. La oferta de software de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental?, ¿cómo elegir un programa de gestión documental?
En efecto. Actualmente la oferta de Software para la gestión documental es, incluso, más que amplia. Pero lo cierto es que no cualquiera sirve. Como siempre lo he dicho, eso depende de las necesidades de cada organización. Tan simple como que, una empresa que se encarga de proyectos viales y que está distribuida a lo largo y ancho de un territorio, no necesita el mismo sistema que una empresa pública centralizada en una ciudad específica. Sin embargo considero que lo que debemos pedir sí o sí es una serie de requisitos mínimos. Una serie de características funcionales y no funcionales que el sistema debe cumplir. Yo normalmente me guío con MoReq2, DoD 5015.2 y la ISO 16175, suelo complementar con requerimientos de seguridad y temas no funcionales que nacen de estudios de necesidad de la organización. Al final, insisto, depende de las necesidades específicas de la empresa. Para elegir, bastaría con hacer un análisis muy juicioso de las necesidades de la empresa, los requerimientos de procesos, de gestión documental, de seguridad, de negocio, de calidad y todos los demás que se te ocurran y que puedan surgir y sintetizarlos en un check list al cual se asignas valores cuantitativos. Con este instrumento evalúas las distintas opciones de software y el sistema con más requerimientos cumplidos, es decir que responde a las necesidades de tu organización, debería ser el que se elija.
El software perfecto puede ser cualquiera, siempre que se adapte a las necesidades de la empresa
7. Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?
A favor. Una de las razones de ser de la Gestión Documental, es poder ubicar los documentos donde y cuando se necesitan y el cloud cumputing hace esto posible. El «pero» estaría en temas de seguridad y confidencialidad de la información.
8. En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?
La confidencialidad sin duda es lo que más se suele afectar en esta era del Social Media. De ahí que la aplicación de políticas de seguridad, roles, permisos y otras restricciones que permitan minimizar esto es sumamente importante.
9. Para acabar, dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector
Gestión de Datos. Es el futuro Watson 😉
