No tengo claro que la oficina sin papel llegue en los próximos 10 años

Aunque sabemos que no está bien tener favoritos (ya que queremos a todos nuestros expertos por igual), debemos reconocer que tenemos especial debilidad por nuestra invitada de hoy. Os presentamos a Salomé Lendinez, archivera y CEO de alacaja.com, un proyecto formado por un equipo de archiveros, docentes, expertos en social media y diseñadores gráficos que trabajan con un objetivo: hacer la vida más fácil de quienes en ellos confían. Desde Alacaja hacen accesible de forma segura la documentación de empresas e instituciones y cuidan todos los aspectos relacionados con el archivo, la gestión de documentos y los expedientes.

1- Buenos días, Salomé. Gracias por tomarte tu tiempo de responder a la llamada de neodoc.

¡Faltaría más! Gracias a vosotros por esta introducción y por vuestras iniciativas en las #encuestasneodoc, ya que nos ofrecéis la posibilidad de hablar de muchos aspectos de la gestión documental y habéis creado un foro de debate muy interesante e internacional. ¡Es una gran iniciativa! Escuchar a compañeros y compañeras de profesión nos ayuda a reflexionar sobre aspectos que a veces tenemos olvidados, y que siempre viene bien tener en cuenta.

2- Lo cierto es que son muchos los aspectos de los que hay que hablar y debatir. Sin duda, cuando estamos hablando de gestión documental, estamos hablando de algo “grande”, algo muy importante para las empresas… ¿verdad?

La gestión documental es más importante de lo que se piensa inicialmente, y como suele ocurrir, se valora cuando ocurre alguna incidencia o problema. Toda empresa, autónomo, asociación, e incluso familia necesita aplicar la gestión documental de una forma más o menos intensa o profesional.

3- ¿Incluso familias? Explícate, Salomé

Obviamente, cuanto más volumen de negocio, más rigurosa y necesaria es; pero siempre es fundamental aplicar criterios de gestión profesional de la documentación, porque una pequeña empresa con tres empleados o un autónomo también genera un mínimo de papel y recursos electrónicos con datos protegidos, que son vulnerables y que se deben custodiar y gestionar de forma adecuada y responsable.

Encuestas neodoc es una gran iniciativa, ya que escuchar a compañeros y compañeras de profesión nos ayuda a reflexionar sobre aspectos que a veces tenemos olvidados, y que siempre viene bien tener en cuenta

4- Háblanos de las ventajas de la gestión documental

Aplicar un sistema de gestión documental tiene muchas ventajas. Ya no es solamente el hecho de entregar documentos a tiempo o no incurrir en una multa de la Agencia Española de Protección de datos, sino que la gestión documental proporciona un importante ahorro económico y una mejora en la productividad de la empresa y por tanto, un mayor número de ingresos. Pero sin duda, la mayor ventaja de la gestión documental es la eficacia.

5- Seguro que los que nos leen están pensando: ¿Y cuándo es visible dicha ventaja?, ¿Cuándo comenzamos a ver el famoso retorno?

Lo cierto es que esta ventaja es difícil de ver el primer día que, como consultora en gestión documental, llegas a una empresa y les cambias los hábitos de gestión. Pero cuando tardan menos en tramitar expedientes o atender a un cliente, lo ven enseguida.

6- ¿Es caro implantar una gestión documental?

Por supuesto que no. Evidentemente no es gratis, pero con una buena planificación y un estudio de beneficios a largo plazo, es una inversión necesaria, igual que se invierte en una campaña de publicidad o en un buen equipo informático. El coste siempre será proporcional al volumen de documentos en papel y/o electrónicos y la implicación del personal en la empresa.

Como profesional de los archivos, no puedo entender que se observe inconveniente alguno en la Gestión documental

7- Muchos ven el coste como un inconveniente

No hay que verlo así. Hay que verlo como una inversión, una ayuda. Para ejemplificarlo, podemos poner un caso práctico: si una persona acude a un comercio a poner una reclamación por un incidente con una venta, necesita documentos que demuestren ese hecho. Por su parte, el comercio al que se quiere reclamar, debe contar con todos los recursos y pruebas para poder defenderse de esa reclamación. Si cliente y empresa no acceden a esos documentos de forma rápida, cumpliendo los plazos, el cliente no puede ejercer su derecho de reclamación y la empresa, por su parte, puede incurrir en sanciones. Sólo una gestión documental y archivo responsable puede permitir la aplicación de la Ley; así que como profesional de los archivos, no puedo entender que se observe inconveniente alguno en la Gestión documental.

8- ¿Y resulta seguro tener los documentos en una gestión documental?

Sólo es seguro con la aplicación de una gestión documental adecuada. Si nos limitamos a almacenar papel o archivos en el escritorio del ordenador, no sólo estamos generando un caos, sino que estamos incurriendo en posibles infracciones y perdiendo información vital para nuestro trabajo.

9- Acaba de arrancar el nuevo año, ¿Para cuándo la oficina sin papel?

Lo cierto es que el futuro más vendido en estos años es la famosa oficina sin papel, pero yo todavía no tengo claro que llegue de forma definitiva en los próximos 10 años.

El mayor reto es la gestión segura de la información, la gestión de la privacidad y la obsolescencia de formatos

10- Entonces, ¿cuál es el futuro y cuáles son los próximos retos?

A mi juicio, el mayor reto es la gestión segura de la información en la red, la gestión de la privacidad y la obsolescencia de formatos para la conservación de archivos digitales.

11- Salomé, cualquiera que te esté leyendo se dará cuenta de que eres una fanática de los archivos. ¿Por qué te decidiste por esta profesión?

Pues llegué a ella casi por casualidad. Yo iba para arqueóloga cuando, cursando la carrera, descubrí a la apasionante Paleografía y las escrituras modernas (y endiabladas a veces). Más tarde, allá por el año 2000, entré a formar parte de un Plan para la Organización de Archivos Municipales, y posteriormente tuve la oportunidad de trabajar en diferentes archivos: Militares, de Empresa, o clínicos. Desde entonces no he dejado de especializarme en aspectos importantes como las Normas Internacionales, el Contenido Digital, la difusión de los mismos, etc. Ahora estoy ocupada en la investigación Genealógica y el Análisis de Datos.

12- ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos?

Lo que más me atrae de los archivos y de la gestión documental es la gestión en sí misma para la extracción de todo su potencial. Me explico: poder ayudar a encontrar información en Archivos Históricos, darles nueva vida gracias a una buena difusión y renovar su interés ¡es una pasada! (permitidme la expresión), pero también lo es formar a futuros archiveros y archiveras en aspectos concretos y técnicas adecuadas.

13- ¡Expresión aceptada! 😉 ¿Unas últimas palabras? 🙂

Para vosotros, amigos de neodoc, ¡qué deciros! Daros las gracias por la oportunidad de aparecer siempre en vuestras encuestas, por el amable trato que Alacaja recibe en la preparación de proyectos de gestión documental y por vuestra formación en el software. Realizáis un trabajo imprescindible para nosotros, para salir de los “archivos monacales” y ofrecer un servicio de acuerdo a las necesidades documentales que realmente existen en el año 2016.

Nos hemos vuelto a sonrojar 😉 ¡Gracias, Salomé!