Responde y sabrás si tu empresa necesita gestión documental

Hoy en neodoc te proponemos un sencillo cuestionario. Contesta a estas preguntas con sinceridad… 🙂 y descubrirás si en tu empresa se necesita un gestor documental.

1- ¿Te ha pasado esto alguna vez? Entras al despacho de algún compañero y tienes que dejar el papel que le llevabas encima de una montaña de papeles porque no queda sitio libre en la mesa.

2- Echa un ojo al archivo de tu empresa y responde a esta pregunta. ¿Has pasado miedo a que una avalancha de papeles y archivadores te sepultara?

3- ¿Te pasa esto a menudo?. Tardas horas o incluso días en encontrar un documento que sabes que tienes, pero que no sabes donde está.

4- ¿En tu empresa acceden a documentos e información más de 4 personas?

Si has respondido Sí a la primera y segunda pregunta tenemos que decirte que: Creemos que sería buena idea que en tu empresa empezaseis a escanear papeles. Eso sí, hay que recordar siempre que digitalizar los papeles es el primer paso, pero luego hay que gestionar los miles de archivos que has generado. Por ello, y seguimos…

Si has respondido sí a la tercera pregunta tenemos que decirte que: Con la gestión documental controlas quién accede a los documentos, haces copias de seguridad de toda la documentación a diario de una forma muy sencilla, sabes quien elimina o modifica un documento concreto. Y accedes de inmediato a la documentación sin importar el tiempo que hace que la archivaste, sin tener que recurrir a una memoria prodigiosa y sin depender de ese compañero de trabajo que justo hoy no ha venido.

En cuanto a la cuarta pregunta… Cuando el número de usuarios que accede a la información es reducido (menos de tres o cuatro personas) y el número de documentos que manejan es de unos pocos cientos un sistema de gestión documental quizás no les resulte suficientemente rentable como para amortizar la inversión.

Ahora ya lo sabes, ¿necesitas una gestión documental
?