Requisitos de la captura en una gestión documental
Los gestores documentales completos, que realizan el ciclo completo de vida de los documentos, son capaces de cubrir el proceso que va desde la captura de los datos hasta la entrega pasando por supuesto, por la gestión. Hoy en neodoc queremos hablaros de esta primera parte del ciclo, la parte de captura. En concreto de los requisitos técnicos que cualquier módulo de captura que se precie debe tener.
Ha de ser una plataforma potente, que capture la información de forma fiable desde cualquier fuente (escáner, impresora virtual, carpeta, correo electrónico, fax…) y que extraiga la información (textos impresos, códigos de barras e incluso casillas marcadas en formularios). De esta manera los documentos estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados se transforman en información precisa y procesable que se puede enviar posteriormente hacia las aplicaciones, repositorios documentales y bases de datos de la empresa. Con un sistema de captura ágil
se aceleran los procesos clave de la empresa, ahorrando tiempo y disminuyendo costes y errores.
Características técnicas que ha de tener un módulo de captura:
1- Digitalización masiva
Es importante que la gestión documental pueda digitalizar documentos desde cualquier escáner o medio virtual (carpetas, impresoras virtuales, webservice, etc) y que cuente con herramientas que permitan una efectiva digitalización masiva de documentos, con distintos métodos de clasificación y separación de los mismos.
Ejemplos: digitalización de diversas orígenes (carpeta, escáner, etc.), separación automática de documentos (marcas, códigos de barras, páginas en blanco, cada n páginas, etc.), conversión automática de formatos (PDF, PDF de texto, TIFF, etc.), etc
2. Tecnologías de captura
La gestión documental neodoc debe poder capturar información de todo tipo de documentos, ya sean éstos estructurados (formularios, facturas, etc) o no. Para ello, no normal es que use tecnologías de captura estándar como pueden ser OCR, ICR, códigos de barras, códigos QR u OCR semántico.
Ejemplos: Captura de documentos estructurados (Ej. formularios), captura de documentos semi-estructurados (Ej. facturas), captura de documentos no estructurados (Ej. contratos, escrituras, etc), tecnologías estándar (OCR zonal, OCR total, ICR, OMR, Códigos de barras, QR, etc), tecnología avanzada (OCR semántico), capacidad de clasificación automática de documentos y renombrado automático de documentos con campos capturados
3. Integración
En la mayoría de las ocasiones hay que integrar el sistema de captura con otros sistemas de gestión del cliente. Unas veces para facilitar la captura y la clasificación y otras para la entrega. Para ello, la gestión documental ha de contar con un amplio abanico de métodos y formatos de integración estándar que aseguren una integración eficiente.
Ejemplos: Estándar CMIS, integración con ERP, exportación a CSV y XML, etc.
4. Plataforma
La gestión documental ha de estar pensada para dirigir y soportar la estrategia de gestión de contenidos de cualquier organización. Por ello lo más recomendable es que sea escalable, multiplataforma, interoperable y fácil de adaptar a los procesos. Para ello ha de contar con herramientas para crear tipos de documentos, así como worflows y campos (metadatos) personalizados.
Ejemplos: Herramientas de creación de tipos de documentos, herramienta de generación de máscaras de captura, posibilidad de ejecución desatendida, compatible con modelo on cloud, etc.
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