Reducir el uso del papel en la oficina, una opción ventajosa para la empresa
La compañía Sage, que ofrece soluciones y servicios de gestión empresarial para pymes, publicó hace un tiempo en su portal un artículo que recogía algunos consejos para reducir el uso del papel en el día a día de la oficina. Desde Sage, señalaban que las principales ventajas de esta práctica están relacionadas con la reducción de los costes asociados al almacenamiento, la gestión y la recuperación de los documentos. Además, un sistema digitalizado de gestión documental puede revertir en una mejora de la productividad en la empresa.
Entre los consejos ofrecidos por Sage, destaca la apuesta por la facturación electrónica y la digitalización. La primera se aconseja para las facturas propias, y la segunda para las facturas procedentes de terceros, si es que estos no disponen también de factura electrónica. Los documentos digitalizados pueden ser homologados por la AEAT a través de soluciones de software, algo que permite destruir el original en papel.
Por otro lado, es aconsejable poner en marcha un gestor documental que permita gestionar el ciclo de vida de un documento. Entre otras ventajas, el uso de un gestor documental permitirá una correcta indexación de los documentos, lo que facilitará su búsqueda, o agilizará los flujos de trabajo en los que deben manejarse documentos. Gracias al uso del Optical Character Recognition (OCR), el buscador podrá encontrar un documento del que sólo se conoce una parte.
Además de la implementación de grandes medidas como la factura electrónica o el gestor documental, la reducción del uso del papel en la empresa debe ser una idea transversal que se concrete en todas las actividades que desarrolla la organización. Así, por ejemplo, es recomendable establecer una política clara de reducción del volumen de impresión, o animar a que se tomen notas directamente en formato electrónico. Para esto último, aplicaciones como Evernote o OneNote pueden ser de gran utilidad.
