RATIOS DE ARCHIVOS
En un interesante trabajo de Carlos Alcalide Martín-Calero, Jefe de Servicio de Archivo de la Diputación de Valladolid, nos introducía en los “INDICADORES DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL”, en el que se pretende establecer modelos de indicadores para evaluar y planificar la gestión de un archivo, que desde nuestro punto de vista es aplicable a cualquier archivo, tanto público como privado.
Se desarrolla a lo largo de dicho trabajo los indicadores asociados a los principales procesos propios de un servicio de archivo, acompañándolo con un completo diagrama de flujo.
Si una premisa hemos de tener clara de cara a la digitalización global a la que nos enfrentamos es que, todo aquello que pueda ser medido, contabilizado y analizado, lo será, y lo que no es
medido y evaluado, se degrada.
De ahí el interés del presente documento, nos introduce en una serie de parámetros para valorar la gestión de los documentos a través de los distintos procesos de un archivo, ayudándonos a establecer patrones históricos con la recopilación de datos recogidos con estos indicadores, para una mejor comparación y evaluación de distintos periodos.
Particularmente recomendaríamos complementar esta lectura a los distintos profesionales de la Gestión Documental con el trabajo de Jaques Chaumier, en concreto entre las páginas 33 y la 47, y que se centra en el análisis de variables de la Consulta, y propone indicadores en función de los resultados de las consultas a los documentos.
Pero a pesar de las aportaciones de estos trabajos, no deberíamos quedarnos en este escenario de definir variables de los distintos procesos de la Gestión Documental, sino que deberíamos plantearnos la cuestión siguiente; Cuales serían los valores óptimos de estos indicadores para cada caso concreto.
El pre-establecimiento de valores de estos indicadores nos ayudaría de detectar cuando un proceso se está realizando de forma óptima o puede ser susceptible de ser sometido a mejoras.
La recopilación de estos datos objetivos, el establecimiento de modelos y patrones en base a ellos, nos sitúa en un escenario más cómodo de cara a defender los resultados de nuestras actividades con valores concretos, pertinentes, comprensibles y objetivos, de hacer valer nuestra gestión ante aquellos que muchas veces toman las decisiones sobre la dotación de recursos de los archivos.
Igualmente, el simple hecho de defender nuestra gestión de forma transparente a través de una información objetiva y comprensible, nos ayudará a diferenciarnos de aquellos “intrusos” o “espontáneos” que saltan a nuestro ámbito profesional en épocas de crisis.
Y por último, tendremos ahora la suerte de poder discutir y sopesar los pros y los contras de este post en este foro con los profesionales de los archivos y los documentos.
Nuestra propuesta para poder establecer prerrequisitos o valores para asignar a los indicadores de cada proceso de un sistema de archivos, la pasaremos en breve.
Un post escrito para neodoc por los amigos de JANO; ARCHIVOS Y GESTIÓN S.L.
