Qué entendemos por procesos documentales
Según Carlota Bustelo, cada vez oímos, usamos y leemos más la expresión procesos documentales o procesos de gestión documental. ¿Sabes realmente qué son los procesos documentales? Si tienes dudas, no te pierdas este post.
¿Cuántos procesos documentales existen?
La enumeración de procesos documentales, según Bustelo, varía según quien la hace. Según la legislación española (NTI política de gestión de documento electrónicos) son: Captura, Registro, Clasificación, Descripción, Acceso, Calificación, Conservación, Transferencia y Destrucción; pero en las primeras discusiones de la nueva 15489 se barajan: Captura, Agregación, Clasificación, Indexación, Implementación del acceso, Implementación de la disposición, Mantenimiento de la usabilidad, Migración y Almacenamiento.
Independientemente de las enumeraciones, Carlota nos deja en su post algún material para pensar.
Automatización de procesos documentales
Los procesos documentales son las aquellas tareas que realizamos para crear, modificar, consultar, distribuir o archivar documentos, ya sean físicos o digitales. Documentos que en ocasiones nos sobrepasan y que generan cuellos de botella en nuestra gestión diaria.
La tecnología es nuestra aliada ya que es capaz de automatizar tareas que hasta ahora solo podía realizar un trabajador manualmente, permitiendo un ahorro en costes y de tiempo en gestiones, así como un aumento de la eficiencia, evitando errores innecesarios.
Gracias a la automatización de procesos documentales podemos mejorar las acciones más mecánicas, por ejemplo, dar el alta las facturas de proveedores en nuestro sistema.
