¿Qué funciones debe cumplir un sistema de gestión documental?
Tres son las principales funciones que debe cumplir un sistema de gestión documental en pos de aumentar la productividad y la eficiencia de los procesos.
Coordinar y controlar cualquier actividad relacionada con los documentos: creación, recepción, ubicación, acceso y preservación.
Custodiar y recuperar la documentación generada con la eficacia necesaria para que no suponga un impedimento en la actividad de la empresa.
Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente, asegurando la preservación adecuada de los activos documentales de la organización.
Y para que estos requisitos se vean cumplidos, es muy importante que el sistema elegido por las empresas incluya una serie de funcionalidades clave a nivel operativo:
Gestión de usuarios
completa y sencilla: la definición de permisos en el acceso de a la documentación debe ser fácil de gestionar por el administrador del sistema, ya que sufre de constantes modificaciones.
Interfaz de usuario: la usabilidad del sistema es fundamental para que la curva de aprendizaje sea mínima y el aprovechamiento de las funcionalidades sea óptimo.
Integración con los programas
de ofimática: especialmente con el paquete de Microsoft Office, que facilita en gran manera la generación y almacenamiento de documentos.
Digitalización
de textos: el reconocimiento óptico de caracteres es de gran ayuda a la hora de eliminar papel en los procesos de la empresa.
Todo ello en pos de aumentar la productividad y la eficiencia de los procesos productivos y administrativos, permitiendo a nuestros empleados comunicarse, colaborar y compartir información de forma simultánea, en tiempo real.
