¿Qué es la Gestión documental completa y cuáles son sus beneficios?
Existen muchos tipos de gestores documentales. Algunos sólo aportan determinadas soluciones verticales, otros sirven para varios sectores diferentes, para problemáticas diferentes, algunos sólo cubren la parte de gestión y otros realizan el ciclo completo de vida de un documento. Nosotros, si estás pensando en adquirir un gestor documental, te recomendaríamos que siempre optases por un producto completo. Es decir, una gestión documental que realice el ciclo de vida completo del documento desde la captura hasta la entrega pasando por la gestión. Una gestión documental que aporte soluciones para capturar, archivar, clasificar, buscar, versionar y compartir documentos. Lo ideal, además, es que el gestor te ofrezca su potencial por módulos, es decir, que puedas configurar el sistema según tus necesidades e implantar sólo el módulo que necesites.
La parte de captura de una gestión documental te ayuda a acelerar de forma drástica los procesos de captura de información de todo tipo de documentos de papel y electrónicos, bien sean estructurados (formularios, facturas, etc.) o no. Debe ser una captura ágil, de fácil uso y que, por supuesto, se integre con otros sistemas de la empresa.
Elige siempre una plataforma de captura potente que capture información de forma fiable, desde cualquier fuente (escáner, impresora virtual, carpeta, correo electrónico, fax…) y que pueda extraer información importante, como textos impresos, códigos de barras e incluso casillas marcadas en formularios. Opta por una solución ágil con la que los documentos estructurados (formularios, facturas, etc) o no estructurados se transformen en información precisa y procesable que se puede enviar posteriormente hacia las aplicaciones, repositorios documentales y bases de datos de la empresa.
La parte de gestión tiene que permitir realizar búsquedas, gestionar y compartir documentos. Que sea flexible va a ser crucial a la hora de automatizar aquellos procesos documentales más estratégicos de tu organización de forma coste-efectiva. Una gestión documental neodoc fácil, con una interfaz de usuario web que permita el intercambio de información, que tenga gestión avanzada de permisos de acceso y que permita la búsqueda ágil de documentos y contenidos de la empresa. Una gestión con la que el ciclo de vida de los documentos pueda ser gestionado y seguido desde la captura inicial o creación, hasta el intercambio y la colaboración, a través de flujos de trabajo personalizados para cada tipo de proceso (aprobación, revisión, etc…) y con una potente gestión automática de versiones de documentos.
