¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de empresas. La promesa del ahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad… Muchas ventajas relacionadas con la adopción de un sistema de este tipo, pero ¿qué es exactamente, qué define a un sistema de gestión documental y qué es lo que podemos esperar de él, qué hace falta para que funcione?

Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos viene a la cabeza es escanear documentos para deshacernos del papel. Sin embargo esto es sólo rascar la superficie. La gestión documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización de papeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él. Demos un repaso a las principales áreas que debería englobar un sistema de este tipo para que se pueda considerar como un elemento definitorio en la modernización de nuestra compañía.

Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos.

Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información, puesto que la efectuaremos desde la misma aplicación con la que gestionamos nuestra compañía.

Flujos de trabajo: cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. De facturación a contabilidad, de ahí a gerencia para su revisión, de gerencia al departamento técnico… Los papeles pasan por muchas manos. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o elminar completamente. Si os suena esta situación, seguro que apreciaréis la mejora productiva que puede suponer.

Estos son a grandes rasgos los puntos que me parecen clave en un sistema de este tipo, cuanto más integrado esté en nuestra organización y sus procesos productivos, más rendimiento obtendremos de él. Y ahora la pregunta, ¿encaja algo así en una pyme? Pues depende, y depende del tamaño que tenga, del volumen de documentación que maneje y de lo definidos que tenga sus procesos productivos. Se puede empezar trabajando en áreas concretas, pero si queremos rentabilizar una inversión de estas características, el objetivo debería ser funcionar con el paquete completo, que es el que nos permitirá mejorar nuestro rendimiento y rentabilizar la inversión que hagamos.