Procesos de gestión documental ¿En qué consisten?
El archivo de documentos, tanto físicos o digitales, se ha convertido en la actualidad en un reto para las empresas que en su día a día trabajan con una gran cantidad de información. Por eso es tan importante contar con sistemas y procesos de gestión documental que pongan a disposición de los trabajadores los documentos que necesitan en cada momento.
¿Cómo optimizar el archivo de documentos físicos y digitales? Lo descubrimos en este post de Kyocera.
En el mismo explican como el archivo documental tiene que pasar por ciertos procesos de gestión documental que tienen que estar digitalizados. En el post se definen los procesos de gestión documental (también llamados document management system, por sus siglas en inglés DMS) como aquellos que emplean un conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio de una empresa.
Para Kyocera, hoy en día, necesitamos de procesos de gestión documental cada vez más sofisticados que puedan incluir el archivo documental en formato de audio, multimedia, etc., de manera que se pueda reducir el formato papel y dar paso a un archivo de documentos en una localización centralizada de fácil y rápido acceso. De esta manera, tal y como explican en el post, los documentos en papel son escaneados para que puedan ser procesados por el sistema de gestión documental. Así, los documentos se archivan en carpetas electrónicas que puedan ser indexadas por múltiples datos para que dichos documentos se puedan recuperar en base a diferentes criterios.
Por todo ello, el profesional del archivo en el departamento de administración cobra un nuevo papel, muy vinculado a lo electrónico, para asegurar el acceso, la integridad y la preservación de la documentación a largo plazo con criterios de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas y conceptos. Aparecen así conceptos como SIP, OAIS, AIP, firma electrónica, etc.
