¿Por qué es importante la gestión del cambio en la gestión documental?
Sergio Gómez Flórez Miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas y consultor de gestión documental. Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implantación de software de gestión de documentos electrónicos, diseño de procesos documentales y auditoría documental.
Cuando hablamos de gestión documental, no sólo hablamos de documentos, archivos y sistemas que automatizan y centralizan información y procesos corporativos. En realidad hablamos de estrategias a largo plazo, estrategias que generan impacto en todos los niveles corporativos, e incluso sociales. Por ende, y raíz de dicho impacto, es que en la gestión documental se debe hablar de gestión del cambio. He escuchado y visto muchas empresas que limitan la gestión del cambio al diseño de capacitaciones presenciales y caen en el error de hacer creer que con esto basta. Es más, limitan la gestión del cambio a
causas relacionadas con la formación, nada más.
¿Qué es la gestión del cambio y cuáles son las causas de la resistencia al cambio?
La gestión del cambio es el conjunto de estrategias que buscan reducir la resistencia a algo; generalmente algo nuevo o algo que se cambia.
En ese orden de ideas y enfocándonos en lo que nos atañe, la gestión documental siempre debe llevar de la mano una estrategia de Gestión del Cambio. Y cómo no hacerlo, si es que con la Gestión Documental siempre estamos implementando cambios: Procesos nuevos, formatos, términos nuevos, metodologías de trabajo nuevas, sistemas nuevos, personal nuevo, etc.
Insisto, la gestión del cambio no se debe enfocar en capacitación. Es una parte, sin duda, pero deben tenerse en cuenta otros elementos como:
• Brecha generacional: No hay duda de que la edad influye en la resistencia al cambio. Y más si se trata de aceptar un nuevo sistema o método para hacer algo.
• Brecha tecnológica: La resistencia a los cambios tecnológicos no necesariamente está marcada por la edad. En muchos casos se da por la dificultad de uso, el nivel de formación de quien opera el sistema e incluso, por la forma en la que fue presentado el sistema.
• Brecha educativa: Indudablemente, la formación incide en cómo aceptamos o no los cambios. Un cambio de procesos y de herramientas tecnológicas suele ser menos impactante en la medida que la formación está presente.
• Tiempo de existencia en la empresa: Es normal que quien lleva años, décadas en una empresa, presente mayor resistencia. Su argumento está basado en que llevan mucho tiempo haciendo las cosas de determinada forma y que, bajo ninguna circunstancia, planean cambiar dicho método. Este es un elemento que no se soluciona con formación y capacitación.
En fin, son muchos los elementos a tener en cuenta. Y sea cual sea la razón para iniciar una estrategia de Gestión del Cambio, es pertinente que siempre se haga un análisis a detalle para determinar la causa del rechazo al cambio y así poder disminuir dicho rechazo.
La verdad es que el rechazo al cambio es natural, es parte del comportamiento humano. Pero si no lo gestionamos correctamente, es un factor que llevará al fracaso a cualquier proyecto de gestión documental.
¿Por qué es importante la gestión del cambio en la gestión documental?
La respuesta es simple. La gestión documental por defecto implica cambios. Cambios en procesos, en metodologías, en la forma de organizar, buscar y recuperar los documentos (tarea básica en toda empresa), cambios de software. Cambios que son transversales a toda la empresa y que por ende van a generar un porcentaje de resistencia.
La gestión del cambio es importante entonces, por lo que ya mencionamos: Si no hay un proceso de gestión del cambio bien diseñado, es altamente probable que el proyecto no llegue a feliz término.
Este elemento no es nuevo. Pero es poco usual en las propuestas y proyectos de Gestión Documental. Y cuando se menciona, se hace alusión a la capacitación como método para afrontarlo. Al respecto vale la pena aclarar que la capacitación no es la única opción. Como ya vimos, son diversas las causas de la resistencia y por ende, cada una es un mundo y como tal, una baraja de posibilidades. Hay incluso casos en los que se debe recurrir a profesionales de psicología, que se encarguen de hacer entrar en razón a quienes se resisten a nuevos procesos y métodos en sus organizaciones. Esto último no es malo, es simplemente una estrategia a tener en cuenta.
El tema de gestión del cambio, es algo sobre lo que podríamos hablar durante décadas. Es un tema interdisciplinario en el que convergen muchas estrategias corporativas y que debe tener un apoyo de profesionales expertos en la materia. Lo importante, a fin de cuentas, es tenerlo presente y asesorarse adecuadamente para que sus proyectos de Gestión Documental lleguen a feliz término.
