Para rentabilizar al máximo la gestión documental hay que hacerla a medida
Los expertos explican que una gestión documental será rentable siempre y cuando exista la implicación de todos los trabajadores y apoyo de la gerencia de la empresa. Silvia García y Sergio Gómez aseguran que la clave reside en el compromiso, es decir, que exista un deber compartido por parte de toda la organización.
Todos coinciden en que la gestión documental es una herramienta que siempre es rentable, ya que, como explica María Jesús Serrano, “la optimización de recursos siempre es rentable” y es sinónimo de “trabajar bien”, según asegura Montse Nieto. “Es fundamental”, afirma María Valseca, porque, gracias a ella la empresa en seguida nota los beneficios. MDA Barcelona, José Luis Carreño, Alfonso Ruiz y Susana Verdejo coinciden en que se produce un aumento de la productividad, un enorme ahorro de tiempo y de espacio, una mejor organización y planificación, así como una importante mejora en la comunicación y en los tiempos de respuesta. Asimismo, MDA añade que “para rentabilizar al máximo la gestión documental hay que hacerla a medida”.
Alacaja nos da además ejemplos cuantificables con los que una empresa puede medir la rentabilidad de la gestión documental. Son tres: el tiempo ganado en búsquedas de información, el espacio liberado después de no necesitar copias y la eficacia en la tramitación administrativa. Si sumamos estos tres factores tenemos como resultado un plus de calidad en nuestra empresa.
De hecho, los expertos aseguran que invertir en gestión documental es “una de las mayores y más ventajosas inversiones que puede realizar una empresa”. Pero, para que ésta realmente se considere rentable, como explica Laura Rosas, “el conocimiento y la documentación han de perdurar y deben ser accesibles aunque las personas cambien”. Asimismo, la rentabilidad de la gestión documental es mayor, recalcan los expertos, si ésta la realiza un profesional.
Han participado en esta encuesta:
Alacaja – Salomé Lendínez
@alacaja / @salomelr
Gestión documental, de archivos y contenido.
alacaja.com
Entrevista a Salomé Lendínez (CEO de Alacaja) en neodoc: «No tengo claro que la oficina sin papel llegue en los próximos 10 años».
María Jesús Valseca
@MariaValseca
Archivera. Me apasiona el mundo de las NT relacionadas con la Cultura. #RedesSociales #Archivos #Documentalista #Museos
archinfo20.es
Entrevista a María Jesús Valseca en neodoc: «El futuro del sector reside en la digitalización»
Susana Verdejo
@susanaverdejo
Consultora especializada en gestión documental, de contenidos, accesibilidad web y Transparencia. Emprendedora, versátil y con sed de conocimientos.
Murcia.
Alfonso Ruiz Cagigal
@RuizCagigal
Archivero, persona física, no ciber. Subido a Twitter por mí mismo. Paz y Amor, This is the way.
José Luis Carreño
@jlcarrenos
Bogotano, orgulloso padre, profesional y especialista en archivística, maestrante Unisalle.
Bogotá D.C. – Colombia.
Entrevista a José Luis Carreño en neodoc: La mayor ventaja de la gestión documental es tener un mejor y más fácil acceso a la información
Sergio Gómez
@sghomez
Sergio Gómez se define a sí mismo como un archivista en proceso permanente de formación. Afresco ECM, Drupal Web y Social Media.
Amante del Sofware Libre y el autoaprendizaje.
Bogotá
Entrevista a Sergio Gómez en neodoc: «Una correcta implementación de gestión documental se amortiza en menos de dos años»
Metadatos y gestión documental
, un post de Sergio Gómez para neodoc.
Laura Rosas Gonzalez
@lrosas07
De profesión bibliotecaria y documentalista – EADA. En mi tiempo libre me apasiona la montaña, un buen libro, las manualidades, bailar…
Barcelona.
Montse Nieto
@lanieto
M’interessa l’Adm. Pública, la educació, la comunicació i les TIC’s. També, i força, les capacitats i les discapacitats. Participar m’engresca. Sóc membre.
http://about.me/lanieto
Entrevista a Montse Nieto en neodoc: «La gestión documental debe estar presente toda empresa, sea ésta grande o pequeña».
María Jesús Serrano
@Balduqueando20
Redactado por una ArchiGeekcaria como resultado de sumar: Archivos+Bibliotecas+Documentación+Web 2.0+3.0.
Madrid, España.
MDA Archivos BCN
@MDA_Barcelona
MDA es una compañía especializada en el diseño y desarrollo de soluciones de tratamiento y gestión de la información, con alcance nacional.
Servicios de Gestión de Información y Documentación: custodia, digitalización y destrucción.
http://www.mdanet.es/
Silvia García
@SilGarGon
Documentalista de profesión, bibliotecaria de vocación y de corazón, y mi vida… que lo viejo sea nuevo, visible y accesible.
Oviedo.
