En la actualización más reciente de Neodoc, se ha implementado Inteligencia Artificial para optimizar el manejo de documentos de forma intuitiva y eficiente. Descubre en este artículo las principales novedades.
1. Robot IA: procesamiento inteligente de documentos sin plantillas
Neodoc ha incorporado un sistema de inteligencia artificial que permite procesar documentos de cualquier tipo, sin depender de plantillas preestablecidas. Esto significa que tanto los documentos estructurados como los no estructurados pueden ser leídos, categorizados y procesados automáticamente. Este avance permite a las empresas liberar al personal de tareas repetitivas y centrarse en el análisis y gestión de la información.
2. Acordeones en la vista de propiedades para mayor organización
Ahora, cuando las propiedades de un documento contienen más de un conjunto de campos («fieldset»), estos se organizan en acordeones. Por defecto, el primer campo estará abierto y el resto cerrados, lo que facilita la navegación y permite al usuario acceder únicamente a la información relevante en cada momento, sin saturar la pantalla.
3. Mensajes de alerta para documentos importantes
Para mejorar la comunicación interna y destacar información clave, Neodoc ahora permite agregar mensajes de alerta o informativos directamente en documentos específicos. Esta función es ideal para advertir a otros usuarios sobre aspectos críticos de un documento o resaltar información relevante, lo que mejora la colaboración y evita errores importantes.
4. Cambios de estado en lote en segundo plano
Una de las grandes mejoras en términos de eficiencia es la implementación de cambios de estado en lote en segundo plano. Gracias a esta función, los usuarios pueden cambiar el estado de múltiples documentos al mismo tiempo sin necesidad de esperar a que se complete el proceso, ya que Neodoc gestiona esta tarea en segundo plano, permitiendo que el usuario continúe con su trabajo sin interrupciones.
5. Nuevos tipos de documentos convertibles a PDF
Neodoc amplía la compatibilidad para convertir archivos a PDF, incluyendo ahora los formatos .xlsm (Excel con macros), .odt (documentos de texto OpenDocument) y .ods (hojas de cálculo OpenDocument). Esta flexibilidad permite que más tipos de archivos sean fácilmente almacenados y compartidos en un formato universal.
6. Ordenación alfabética en vocabularios dependientes
Para quienes trabajan con vocabularios extensos y dependientes, ahora es posible organizarlos alfabéticamente. Esto facilita la búsqueda y selección de términos específicos, permitiendo una navegación más intuitiva y mejorando la precisión en la elección de términos.
7. Relaciones entre documentos desde las bandejas
La actualización permite crear relaciones entre documentos directamente desde las bandejas, una mejora pensada para facilitar la vinculación de archivos relacionados, sin necesidad de salir de la vista principal. Esto contribuye a una organización documental más clara y accesible, sobre todo en proyectos o procesos que requieren la conexión de múltiples documentos.
Solución de bugs y mejoras menores:
Además de estas nuevas funcionalidades, Neodoc ha corregido varios errores que mejoran la estabilidad y funcionalidad del sistema:
- Importación de usuarios desde plantillas: Se han solucionado problemas en la importación de usuarios mediante plantillas, mejorando la integración de nuevos miembros en el sistema.
- Estilos de links en Outlook: Ajustados los estilos de los enlaces para una mejor compatibilidad con las versiones recientes de Outlook.
- Descarga de documentos desde Google Drive: Corregidos problemas en la descarga, permitiendo una sincronización más estable con Google Drive.
- Opciones por defecto en firmas biométricas: Ahora, los firmantes de firmas biométricas cuentan con opciones por defecto, agilizando el proceso de configuración.
- Error en el borrado de consultas almacenadas: Solucionado un fallo que impedía eliminar consultas guardadas, mejorando la experiencia de usuario y la personalización de búsquedas.
Conclusión
Esta actualización de Neodoc está orientada a mejorar la automatización y organización del flujo de trabajo documental, con funciones que aumentan la eficiencia y facilitan la gestión de información crítica. Las nuevas capacidades de procesamiento inteligente mediante IA, junto con mejoras en la experiencia de usuario y soluciones a problemas conocidos, hacen de esta actualización una herramienta aún más robusta para cualquier organización que busque optimizar su gestión documental.
