No hay mejor herramienta contra la corrupción que una correcta gestión documental
Henar Alonso Rodríguez es Técnica Superior de Archivos en el Archivo General Militar de Ávila, del Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado. Tras su paso por el Archivo General de Simancas, primero como investigadora y después ya como Jefa de Reprografía del mismo, actualmente se encarga del Área de Descripción de uno de los cuatro archivos históricos del Ejército. Es miembro de las asociaciones Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP) y Archiveros de Castilla y León (ACAL). Con la primera participa como tutora en cursos de formación on-line del Instituto Nacional de la Administración Pública (INAP) y con la segunda en un grupo de trabajo Políticas Archivísticas Públicas que pretende influir y velar por la correcta implantación de la Gestión Documental en las distintas administraciones y empresas públicas. En redes sociales (@Henararch
) se confiesa #Archiactivista y con colegas suyos archiveros en el Ministerio de Defensa han creado la cuenta @ArchiMilEsp
. Además, actualmente forma parte como concejala en la oposición del Ayuntamiento de Ávila, donde también intenta “predicar” las ventajas de la Gestión Documental.
1- Henar, tu experiencia personal se basa más en el trabajo de las administraciones pública, ¿Es en ésta tan importante la gestión documental como en la empresa privada?
Efectivamente, es igual de imprescindible en los dos ámbitos. Si bien a las empresas es relativamente más fácil convencerlas de sus bondades, vendiéndoles la evidente realidad de una forma de trabajo más dinámica y eficaz, y un ahorro inmediato de espacio y de gastos de custodia, a las administraciones públicas hay que llevarlas por otros caminos, a mi modo de ver un poco más dificultosos. Todas lo requieren, porque tanto empresas como administraciones actúan y cumplen sus funciones a través de documentos, como todos bien sabemos, y su gestión debe formar parte de su actividad habitual. Los beneficios de disponer siempre de la información correcta y adecuada para tomar las decisiones cotidianas son inmensos, aunque a veces difícilmente valorables a primera vista. Las diferencias se notan después, cuando ya se tienen implantados los sistemas.
2- Por lo tanto, no excluirías a ninguna empresa ni administración (grande o pequeña) de las ventajas de ofrece una buena gestión documental…
No, por pequeña que sea, no excluiría a ninguna de dichas ventajas, tanto para su documentación física en papel como para la electrónica. Es más, en las pequeñas empresas/administraciones, es más fácil implantar sistemas de gestión documental ya que sus estructuras organizativas suelen ser más simples y las necesidades de adaptación menores, con lo que los plazos pueden acortarse y comenzar a funcionar con más rapidez que en las grandes. Y también es menor el coste económico, por supuesto
En las pequeñas empresas/administraciones, es más fácil implantar sistemas de gestión documental ya que sus estructuras organizativas suelen ser más simples y las necesidades de adaptación menores
3- Hablemos de ese coste económico… ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
En términos económicos lo desconozco, pero supongo que dependerá de la solución práctica que se considere más conveniente en cada caso. Hay herramientas disponibles de manera pública y gratuita, basadas o no en software libre, que simplemente requerirán un mantenimiento y una adaptación a cada empresa o institución que las use y que en algunos casos podrá asumir con personal propio y otras veces deberá contratar con otras empresas. Y, por supuesto, hay empresas que desarrollan sus propios sistemas y programas de gestión documental según las necesidades del cliente. En ambos casos los “costes” más relevantes son los que se derivan de poner en marcha los requisitos previos a la implantación.
4- Y es que a la hora de implantar un sistema de gestión documental, es necesario concretar una serie de requisitos previos (reorganización de flujos de trabajo, simplificación de tareas, sistematización y normalización de procedimientos…) ¿Dónde crees que son más fáciles de concretar y de llevar a cabo: en el ámbito privado o en el público?
Pues a mi juicio son más fáciles de concretar en el ámbito privado que en el público, debido a la, a veces excesiva, rigidez de su normativa estructural. Ahora mismo cualquier administración pública que pretenda implantar, como ya está obligada por otra parte, un sistema de gestión documental electrónica debe antes revisar tanto sus organigramas institucionales y funcionales como sus procedimientos y sus relaciones de puestos de trabajo, además de dotarse del corpus normativo mínimo necesario para poder hacerlo conforme a la legislación vigente (Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad y Leyes 29 y 40 /2015). Esa es una “desventaja” frente a la mayor flexibilidad y libertad de las empresas. Aunque la ley también ya les obliga a ellas a relacionarse de una determinada manera con la Administración, lo que implica que también tienen que actuar de manera coordinada con ella.
Es más seguro tener los documentos bien gestionados que tenerlos mal gestionados, sin lugar a dudas
5- ¿Son estos requisitos, quizás, el mayor inconveniente de la gestión documental?
Yo creo que sí. Y es que un sistema de gestión documental no obra el milagro de recomponer organigramas obsoletos, mejorar flujos de trabajo inoperantes ni incrementar la productividad del personal resistente a los cambios. Es preciso que las organizaciones privadas o públicas que quieran implantar estos sistemas de gestión documental electrónica sean conscientes de que, en muchas ocasiones, tienen que cambiar de arriba a abajo su forma de hacer las cosas. No sirve lo contrario. El inconveniente del mayor o menos coste económico es mucho más fácil de solventar, desde mi punto de vista.
6- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Es más seguro tener los documentos bien gestionados que tenerlos mal gestionados, sin lugar a dudas. Los problemas, no obstante, se acrecientan cuando hablamos, fundamentalmente, de documentación electrónica, sobre la fiabilidad de su conservación y disponibilidad en contraste con la física en papel. En mi opinión la documentación, electrónica o en papel, corre los mismos peligros si no se siguen unas normas básicas de seguridad. Se puede destruir, manipular o distraer documentos tan fácilmente en un soporte o en otro: entre que se queme en un archivo unos expedientes en papel comprometidos o se borre un disco duro de un ordenador determinado no hay diferencia alguna. Pero de cara a la ya habitual e inexcusable gestión documental electrónica hay que estar a lo que dicta el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y no descuidar sus requisitos y normas técnicas de aplicación en lo más mínimo. Las consecuencias las hemos visto hace unas semanas, cuando el ataque cibernético mundial de un ransomware paralizó las webs y el funcionamiento de demasiadas empresas privadas e instituciones públicas que no habían tenido ese cuidado. Los peligros han existido y existirán siempre, simplemente cambian de forma de actuar y nosotros de evitarlo.
No hay mejor herramienta contra la corrupción que una correcta gestión documental
7- ¿Cuál crees que es la mayor ventaja de la gestión documental?
La Transparencia, sin duda. En las empresas privadas es un valor añadido que puede incluso formar parte de esa Responsabilidad Social Corporativa cada vez más reconocida incluso en las contrataciones con administraciones públicas. Pero en el sector público es una exigencia legal y social inexcusable. No hay mejor herramienta contra la corrupción que una correcta gestión documental.
8- Interesante, sin duda, con la que está cayendo… ¿Cómo lucha la gestión documental contra la corrupción?
Si en todo momento tanto los profesionales como los ciudadanos podemos controlar qué, cómo, quién, cuándo y por qué se toman determinadas decisiones que nos afectan a todos, los corruptos tendrán muy difícil seguir actuando, porque se acabaría su impunidad.
Es mucho más eficaz la gestión documental que la protección de denunciantes anónimos de la que tanto se habla últimamente
9- ¿Quieres decir que todo debería de ser inmediatamente público y accesible a todo el mundo?
No, para nada. Lo que quiero decir es que esa información, esos datos contenidos en esos documentos, electrónicos o no, debe estar controlada perfectamente para que estas cosas no ocurran, y si ocurren se sepa por qué y por quién sin ninguna duda. Desde mi punto de vista, es mucho más eficaz la gestión documental que la protección de denunciantes anónimos de la que tanto se habla últimamente. Nadie tendría que arriesgar su reputación ni su puesto de trabajo para denunciar una irregularidad cuando con un correcto sistema de gestión documental eso se detectaría de manera inmediata.
10- ¿Dónde dirías tú que reside el futuro del sector?
En la concienciación de nuestra función de facilitadores del acceso a la información que cualquier tipo de organización requiere, independientemente de su formato, su época y su finalidad. La gestión documental es gestión de la información, y quien tiene la información (precisa, fiable, íntegra y disponible) tiene el poder, ya sea una empresa, un representante público o toda la ciudadanía en su conjunto. La información es poder y gestionar los documentos que la contienen una gran responsabilidad que tenemos que asumir de la manera más profesional y objetiva posible.
Hoy en día, los archiveros seguimos siendo vistos como guardianes de tesoros históricos
11- Y en este contexto, ¿a qué retos crees que va a hacer frente?
El reto más importante es el de la visualización y el reconocimiento de nuestra profesión en una sociedad donde los archiveros seguimos siendo más vistos como guardianes de tesoros históricos que como gestores de la documentación que todos utilizamos a diario en nuestras instituciones. Parecía, además, que con la implantación de la administración electrónica y la progresiva digitalización de las actividades empresariales ya no habría hueco para nosotros. Pero resulta que, al final, parece que se están dando cuenta que somos tan eficaces gestionando la documentación del pasado como la del presente y la que será en el futuro, mediante la incorporación de principios y técnicas típicamente archivísticas al diseño de los metadatos que rigen los sistemas de gestión documental, que ya hemos visto que son imprescindibles en cualquier organización.
12- Acabamos, como siempre, con un deseo para el futuro del sector…
Mi deseo sería que todos los que nos dedicamos y todos lo que quieren dedicarse a esto seamos conscientes de nuestra capacidad de influir en la sociedad, y para eso es necesario tener ilusión, formarse y trabajar día a día junto al resto de los profesionales que pretenden una sociedad más abierta, transparente y participativa. Si, además, conseguimos que los ciudadanos sepan que eso es así, que no estamos sólo para rellenar espacios culturales o para atender los afanes eruditos de un puñado de privilegiados investigadores, sería perfecto.
