neodoc, solución ECM para empresas de la construcción
En 1947 como resultado de la unión de siete cajas de Ahorros surge una empresa de claro cariz social, con un profundo sentido de utilidad pública y vocación de servicio con dos objetivos primordiales: recomponer el paisaje urbanístico de la región devastado por la guerra civil española y contribuir a paliar la crisis de vivienda que sufría el municipio de Oviedo. Desde su origen, pues, SEDES se configura como un proyecto diferenciado, de marcadas raíces sociales y revestido de las condiciones que deben acompañar, como objetivo permanente, a empresas de esta naturaleza: Generosidad hacia el conjunto de la región, saber hacer de los órganos de gestión y solvencia resolutiva, características todas ellas, encaminadas a hacer del proyecto una obra de todos y para todos.
Reto
Gestionar y controlar todos los procesos documentales de la organización era una tarea lenta que se realizaba a través de carpetas compartidas, correo electrónico y papel. SEDES era consciente de la necesidad de implantar una estrategia de gestión de contenidos empresariales que controlase el proceso de las obras desde las primeras tramitaciones hasta los últimos certificados pasando por planos, facturas, e-mails y otros documentos vinculados.
Solución
El servicio Neodoc prestado a Sedes, muy completo y totalmente integrado con su ERP Libra, constaba de un servicio de intranet, gestión de correo y gestión documental. A nivel de gestión documental, la solución controlaba todo el proceso vinculado a la construcción gracias a un completo workflow. La integración del módulo de correo permitía la gestión de los correos electrónicos como un elemento más. Asimismo, la aplicación hacía posible el acceso vía Web a todos los miembros de la empresa (clientes y proveedores) con diferentes perfiles de usuario pudiendo vincular acciones con todo el ciclo de vida productivo de la empresa, es decir, sus construcciones. El sistema gestionaba el nivel de subcontratación, contratos de empresas en obras, contratos de trabajadores en empresas y obras, y todo lo relacionado con los diferentes documentos que deben aportar trabajadores y empresas para cumplir con lo que la ley estipula.
Resultados
La gran aceptación de estas soluciones viene determinada principalmente por la optimización en los tiempos de implantación y una importante reducción de los costes asociados al proyecto que permite el ahorro de muchísimas horas de trabajo al personal administrativo y un gran automatización de los procesos.
