Metadatos y gestión documental

Hablar de gestión de documentos electrónicos es para muchos equivalente a hablar de software y, en gran parte, así es. Sin embargo, más allá del sistema que se use, lo que realmente importa en la Gestión Documental es la Gestión de Metadatos. Es más, como dice la Profesora Carlota Bustelo “la gestión de metadatos es la gestión de documentos electrónicos. No es un proceso documental más, ni una parte de la gestión documental. Es todo, o todo se hace con metadatos”.

¿Qué es un metadato?

Entonces, empecemos con lo elemental ¿qué es un metadato? Los metadatos son datos/información, que dotan a un documento de contenido, contexto y estructura. Esta definición, sin duda, va más allá de decir que son “datos sobre los datos”. Sin embargo, es necesario explicarla un poco para entenderla mejor, y para esto, quiero recurrir a un ejemplo:

Todas las personas debemos tener un número de identificación, dicho número de id es un metadato que nos identifica inequívocamente. Lo mismo sucede con nuestra fecha de nacimiento, nuestro nombre y otros datos que son propios de cada uno de nosotros. Pues pasa igual con los documentos digitales, éstos están dotados – y en términos de integridad, autenticidad y disponibilidad, deben estarlo – de metadatos que los identifican, los ubican en un contexto de proceso y temporal, los describen y los hacen únicos.

¿Por qué son importantes?

Ya tenemos, en términos generales, claro qué es un metadato pero entonces ¿por qué son importantes? Con el concepto y ejemplo, doy luces de la importancia de los metadatos. Sin embargo voy a resumir su importancia en tres puntos:

– Autenticidad: Un documento es auténtico, cuándo es lo que dice ser. Y la autenticidad se valida mediante metadatos que ubican al documento en un proceso y contexto determinado.

– Integridad: Un documento es integro, cuando es original. Es decir, cuando el mismo no ha sido manipulado o alterado deliberadamente. La integridad se puede comprobar mediante metadatos de auditoría, es decir, los que registran cada una de las acciones que se realiza sobre los documentos. Sumado a una firma digital, que al final y más allá del concepto técnico, es otro metadato del documento.

– Disponibilidad: Si tengo un documento electrónico y quiero recuperarlo en determinado momento ¿cómo lo busco? Por lo general mediante palabras o términos contenidos en el documento, que en un sistema de Gestión Documental son metadatos. Un documento electrónico sin metadatos – o con un esquema de metadatos mal definido – es un documento que no podrá ser recuperado.

Recomendaciones

La gestión de metadatos es todo en gestión de documentos electrónicos, y ya – en términos generales – les comenté por qué. Dicho esto, considero oportuno dar unas recomendaciones sobre el tema, que seguro le serán de utilidad en algún momento:

– La Digitalización debe contemplar la indexación de metadatos: Muchas empresas, por el afán de entrar en la moda de la “oficina sin papeles” están digitalizando sin tener en cuenta este punto. Acá es importante resaltar, los tres puntos de los que hablamos, sumado a que en determinado punto tendrá que hacerlo y seguro que el costo será mucho más alto.

– No basta con un metadato: He visto proyectos de digitalización de documentos, incluso proyectos de gestión de documentos electrónicos, que contemplan únicamente el uso de un metadato, que normalmente resulta ser el nombre del documento. Al respecto, solo puedo decir que eso no basta. Se necesita un modelo completo que permita integrar información de descripción del documento, récord de los eventos que suceden sobre el documento, información archivística (clasificación, retención, disposición…), e información de uso. Y esto como mínimo. Para contextualizarnos y hacernos un poco a la idea de porqué no basta con unos cuántos, los invito a que consulten sobre el modelo de metadatos de los sistemas de información geográfica.

– Los metadatos también deben ser gestionados: Y no es para menos dada la importancia que los mismos representan. Dentro de sus planes de Gestión de Documentos y muy de la mano con los expertos en informática y Bases de Datos, lo mejor que pueden hacer es pensar en un plan de gestión de metadatos que contemple desde la creación hasta la disposición y preservación de los mismos.

– Un sistema de gestión de documentos que no gestione metadatos, es un sistema que no es útil.  Sobre el tema mucho se ha escrito, pero para empezar a entenderlo y ponerlo en práctica recomiendo la ISO 23081. Luego de que determinado nivel de comprensión, seguro irás llegando a otros documentos que te irán guiando sobre el diseño de estructuras de metadatos, preservación, gestión y otros interesantes temas, propios del asunto.

El autor

Sergio Gómez Flórez es analista de Proyectos en ALARCHIVO y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implantación de software de gestión de documentos electrónicos. Ha recibido capacitaciones en temas relacionados con sistemas de gestión de Calidad, ISO 15489 y gestión de documentos electrónicos, entre otros temas. Asimismo, ha participado como docente y conferenciante en múltiples eventos y cursos relacionados con gestión de documentos electrónicos, seguridad de la información y procesos de gamificación en unidades de información.