Más consejos para mejorar la gestión documental en tu empresa

La semana pasada te dimos 4 buenos consejos para lograr optimizar la gestión documental en tu empresa. Hoy te traemos 4 consejos más para completar ese proceso de mejora. Toma buena nota.

5. Crea plantillas de documento

Tener plantillas de documentos que usas a menudo (por ejemplo, para elaborar una oferta que hay que presentar a un cliente) va a simplificar mucho su elaboración. Por consiguiente, ahorrarás un montón de tiempo y acelerarás todo el proceso de gestión documental.

6. Establece accesos restringidos

No todo el mundo en una empresa tiene los mismos permisos para ver, editar o compartir un documento. Esto es lógico. Por ello, en una gestión documental es importante poder asignar roles y permisos para tener un control y que la gestión documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal. Asignar controles de acceso, asegura la seguridad de la gestión documental.

7. Ten en cuenta la importancia de la colaboración

Vivimos en un mundo conectado en el que las redes sociales mandan: compartir, seguir, gustar… Son palabras que no se nos escapan y que también afectan al mundo de la gestión documental. Es importante que un gestor nos de la posibilidad de compartir un documento para que, por ejemplo, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación del mismo.

8. Administra las versiones de documentos

Poder llevar un control sobre la caducidad de documentos, que puedas recibir alertas cuando un documento se modifica o actualiza es vital para optimizar la gestión documental. Saber quién ha modificado un documento y cuándo lo ha hecho, manteniendo además, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores, es una funcionalidad muy importante.