María García: "Es necesario visibilizar la necesidad de documentalistas"

El lunes pasado entrevistamos a María García para hablar sobre su libro e-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas. Hoy hemos querido charlar con ella más ampliamente sobre el sector de la gestión documental.

1- María, como documentalista y profesora, ¿cómo de importante crees que es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos o es sólo apta para grandes empresas?

El concepto de gestión documental, hoy en día, da paso a un termino más amplio que es el de gestión de información. No hay limitaciones ya que un sistema de gestión de información de cualquier organización debe estar alineado con la misión, visión y las estrategias de la organización, e integrado dentro de los procesos de trabajo, siendo su finalidad última contribuir a la consecución de los objetivos globales corporativos, garantizando a sus diferentes miembros el acceso a la información relevante, de utilidad y que les aporte valor para el cumplimiento de sus funciones y el desempeño de sus actividades. (Tal como decía Gisber). De ahí la gran importancia de que cualquier organización (grande o pequeña) esté concienciada en la implantación de un sistema de gestión de información como uno de los pilares fundamentales para garantizar el buen funcionamiento empresarial.

2- Para aquellas empresas que estén pensando en implantar la gestión electrónica… ¿consejos?

Les diría que nos encontramos en un mundo donde predomina, según algunos colegas, un nuevo modelo de integración denominado gobernanza de la información como respuesta a la complejidad y crecimiento del volumen de la información generada y manejada por las organizaciones y al aumento de los riesgos de pérdida y modificación asociados a los nuevas versiones de formatos. De ahí la importación de la implantación de sistemas integrados de gestión de información actualizados que permita la gestión y recuperación de información, o correr el riesgo de quedarse obsoletos en la ejecución de funciones y en la obtención de resultados satisfactorios para el beneficio de la empresa. La gestión documental/ información no cuesta nada en comparación con los beneficios que aporta.

Cualquier organización ha de estar concienciada en la implantación de un sistema de gestión de información como uno de los pilares fundamentales para garantizar el buen funcionamiento empresarial.

3- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Hasta ahora no hemos tenido problemas, los sistemas de gestión documental han ido migrando a versiones más actualizadas. Ello a permitido la búsqueda y recuperación de documentos y su posterior localización física. Si hablamos de sistemas de gestión integrados, hablamos de gestión documental, de contenidos y de procesos donde todavía no hay una política estable de conservación y preservación de la información, al menos para las Administraciones Públicas donde la implantación de la Administración Electrónica todavía tiene que verse las caras con la dualidad entre la gestión en papel y el formato electrónico sin ningún tipo de control (en algunas Administraciones). Hasta que no se solucionen todas estas fases es muy arriesgado hablar de oficina “sin papel”.

4- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental? ¿Y el mayor inconveniente?

Como he dicho anteriormente, debemos hablar de gestión de información. En este ámbito la mayor ventaja es el control de la información mediante su gestión, esto permite que incluso la empresa más pequeña, con menos recursos, sea más competitiva que resto de empresas de su sector. Se debe, en parte, a concebir esta necesidad como un coste asumido de la empresa y dejarse asesorar por profesionales documentalistas que diseñan soluciones de gestión a media, no solo para empresas privadas sino también para Administraciones Públicas. En cuanto a los inconvenientes: diría que la evolución descontrolada con la llega lo digital, electrónico o virtual debe pasar por una etapa de análisis donde cabría la necesidad de sentarse y definir correctamente todos estos conceptos. Por otro lado, también habría que valorar el estado de la situación de la evolución de la gestión documental a la gestión integrada de la información por medios electrónicos. También la definición de estrategias y de políticas estables de gestión de información dependiendo de las diferentes necesidades. Da la sensación de que tenemos prisa porque todos los procedimientos que antiguamente se gestionaban en papel se ejecuten de la misma manera con la ayuda de las tecnologías de la información, cuando en realidad lo que se necesita es un esquema conceptual simplificado que nos diga la hoja de ruta a seguir para un formato nuevo.

Parece que tenemos prisa porque todos los procedimientos que antes se gestionaban en papel se ejecuten igual con las tecnologías de la información, pero lo que se necesita es una hoja de ruta a seguir para un formato nuevo

5- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

En visibilizar, concebir y asumir la necesidad profesional de documentalistas como el resto de cuerpos profesionales que se forman en nuestras universidades. Si esto se produjera el futuro de la profesión estaría garantizado. Año tras año, el futuro del sector se verá perjudicado si desde las universidades y entidades públicas no se adoptan planes de actuación y actualizaciones acordes con la oferta y la demanda del mercado laboral. Actualmente los retos a los que se enfrenta el sector son aquellos que consisten en la gestión y control de la web semántica (el gran control de la gestión de contenidos) y sobre todo, en afianzar y actualizar las antiguas funciones (archiveros, documentalistas….) a las nuevas expectativas de cambio que traen las tecnologías de la información.

6- Un deseo para el futuro del sector…

Abandonar la práctica antigua de seguir impartiendo materias obsoletas en nuestras universidades. Debemos apostar por nuevos planes de estudios donde las facultades y departamentos encargados de la docencia decidan darle el enfoque y visibilidad que se merece, acorde a las demandas actuales del mercado laboral. La Documentación, como ciencia multidisciplinar a todas las demás, se convierte en una preciada herramienta, de cuyo control dependen áreas de conocimiento completas. Esa transversalidad la hace afín a otras áreas de conocimiento donde se deben diseñarse nuevos perfiles debido a las nuevas competencias digitales y tecnológicas. Ello evitaría las barreras de solapamientos profesionales existentes, donde, en lo que se refiere a temores, retos, trabajo desempeñado y capacidad, se podrían unificar bajo una misma formación.