Los «must have» de una gestión documental
Si ya te hemos convencido sobre todas las bondades de implementar una gestión documental en tu empresa, ahora vamos a ir con un segundo paso… Te vamos a ayudar a dar respuesta a esta complicada pregunta: ¿Qué programa instalo? Y es que la elección no es fácil (hay muchos y muy diferentes) y es muy importante, ya que una elección incorrecta tendrá consecuencias importantes.
1.- Primera decisión: Arquitectura. ¿Gestión documental en la nube o en el servidor?.
Si buscas movilidad, acceso desde cualquier lugar y quieres olvidarte de la infraestructura de almacenamiento, la solución es un programa en modalidad “cloud” o “en la nube”. Si, por el contrario, prefieres tener los documentos en tu propia oficina, en tu servidor, hay que buscar un programa “cliente-servidor”. Por supuesto también existe la opción de una arquitectura mixta, “cliente-servidor” + acceso a través de Internet. Hay programas que son 100% cloud, 100% cliente-servidor y otros que admiten la opción mixta. Lo que es seguro es que descartaremos muchos tras hacer esta distinción.
2.- Sistema de almacenamiento.
Existen gestiones documentales que no tienen un gestor de bases de datos para almacenar los documentos. Se trata de programas muy elementales y poco profesionales. Descartados estos lo siguiente es elegir el gestor. La mayoría de los programas comerciales utilizan bases de datos SQL conocidas, como Oracle, SQL Server, MySQL… Si en tu empresa ya usa alguno puede ser interesante utilizar el mismo gestor. Aunque si el proveedor del software documental incluye mantenimiento técnico de la base de datos esta decisión es menos importante.
3.- Los “imprescindibles”…
Lo importante es que el software que instales se adapte a TUS necesidades. Esta es una lista de algunas funcionalidades que puedes necesitar y tienes que comprobar que están en el programa que elijas:
3.1.- Registro de entrada-salida. Imprescindible en muchos organismos públicos no suele ser necesario en empresas privadas.
3.2.- Workflow o gestión de flujos de trabajo. Suele ser necesario en empresas de cierto tamaño mientras que muchas empresas pequeñas, como despachos de abogados o gestorías, ni siquiera saben qué es. Lo importante es que si lo necesites lo incluya el software. Muchos no lo hacen.
3.3.- Gestión de seguridad. Acceso a los documentos, identificación de los usuarios, registro de operaciones… Una vez más hay quien lo considera imprescindible y otros no lo necesitan.
3.4.- Firma digital. No solo archivo de documentos firmados sino la posibilidad de firmarlos en la propia aplicación y comprobar su integridad y demás datos de la firma.
3.5.- Control de versiones. Es poco frecuente y a veces se puede solventar con la gestión del workflow, pero en algunas empresas un control preciso puede ser necesario y pocos programas lo incluyen.
4.- Cumplimiento de estándares. En algunos organismos oficiales, como bibliotecas o Ayuntamientos, la información debe guardarse siguiendo una normativa muy precisa que indica qué datos (o metadatos) se deben guardar de cada documento, así como la estructura del sistema de archivo. Si es tu caso, debes elegir un programa que cumpla esta norma mientras que si no tienes esta “obligación” lo normal es que descartes estos programas tan “formales” porque la clasificación y archivo de los documentos suele ser mucho más laboriosa.
Esperamos haberte ayudado. Si tienes cualquier duda, ya sabes, contacta con nosotros y te ayudaremos.
