Los 5 requisitos para una gestión documental perfecta

A la hora de implantar un gestor documental en tu empresa es necesario que te preguntes para qué lo vas a utilizar, en qué va a ayudarte y cómo puede hacer que el día a día de tu negocio sea más fácil. De todo ello dependerán las características que busques del gestor documental que adquieras, pero hay algunos aspectos que cualquier buen gestor documental debería poseer.

-Ha de ser completo. Es decir, debe realizar el ciclo de vida del documento: capturar, gestionar y entregar. Pocos gestores documentales lo hacen. Algunos sólo te ofrecen la parte de captura (digitalización) y otros la parte de gestión (ECM). Lo ideal es que el gestor cubra el proceso de principio a fin.

-Ha de tener un buscador potente y permitir, además, añadir etiquetas o tags a todos tus documentos. Esto te permitirá encontrarlos a través de múltiples criterios de búsqueda.

-Ha de permitir establecer flujos de trabajo (workflow).Es decir, si a través de este gestor podemos incluir la solicitud de vacaciones debería llegarle un correo electrónico a nuestro responsable del departamento que debe autorizarlas avisándole de la solicitud. Poder definir los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad. (aprobar – rechazar – revisar – etc.)

-Ha de contar con un sistema de versiones. Esta es una de las claves que nos ayudará a mejorar el uso que hacemos de un documento mientras está en creación. Debemos aprovechar las funcionalidades del gestor cuando estamos trabajando el documento, de manera que si las partes implicadas realizan cambios en el mismo, podamos comparar versiones, ver los cambios de forma sencilla, etc.

-Ha de permitir hacer comentarios y realizar avisos. Es esencial para comunicarnos y aligerar el correo electrónico. Los comentarios incluidos en el documento que hemos puesto llegarán a los implicados o responsables del documento.