Los 12+1 beneficios de la digitalización de documentos

Hoy vamos a hablar de los beneficios de la digitalización de documentos. Nos ha salido un número muy «feo» 😉 así que si se ocurre algún beneficio más que se nos haya escapado, cuéntanoslo.

1- Es evidente y es quizás una de las ventajas más notables de la gestión documental y de la digitalización. Mayor eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

2- Importante también es que gracias a la digitalización de documentos son posibles las consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

3- Incremento en la productividad del personal. Ya no tienen que perder el tiempo en tareas rutinarias y automáticas y pueden desempeñar otras labores más productivas.

4- Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

5- Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios. Ese cuarto lleno de papeles puede convertirse ahora en un gimnasio para los trabajadores, en una cafetería, o en una guardería… Ganas en espacio y ahorras dinero.

6- Reducción de riesgos por pérdida de documentos. Sabes en todo momento dónde están tus documentos y los encuentras fácilmente a través de un sistema de carpetas o con el buscador.

7- Importante también es el ahorro en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

8- Los documentos digitalizados se conservan mejor. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

9- Un escritorio más limpio. Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

10- Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

11- Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

12- Mejorará la privacidad de los documentos. Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

13- Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados