Los 10 mandamientos de la gestión documental |neodoc

Hoy te traemos las 10 claves de la gestión documental para empresas y entidades públicas, que debes aplicar a rajatabla para implementar una gestión documental de 10.

Comprenderás la naturaleza y el ciclo de vida de cada documento
Contarás con las instalaciones adecuadas para cada tipo de documento
Respetarás los 3 pilares de la seguridad de la información
Estos son los que en alguna ocasión denominamos CID: Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad.
Utilizarás un sistema de clasificación y recuperación
Respetarás las reglas de negocio conociendo el workflow de cada tipo documental
Copiarás, copiarás, copiarás
Cuando se trata de toda la información de tu empresa debes realizar copias de seguridad todos los días.
Implementarás niveles de seguridad en el acceso a la documentación
Es necesario que solo puedan acceder a los documentos las personas designadas con permisos específicos para ello. Además, se deben poder aplicar diferentes niveles de seguridad, lo que implica, por ejemplo, la exigencia de la trazabilidad del acceso a cualquier dato como una de las medidas recogidas en la LOPD.
Los recursos humanos estarán cualificados y entrenados
Utilizarás los recursos tecnológicos disponibles
Los tres principales avances tecnológicos en los que apoyarse son: la digitalización e indexación de documentos, los sistemas de gestión documental y la nube.
Identificarás las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos

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