Librarse totalmente del papel no es tan fácil como parece
Sergio Gómez, uno de nuestros expertos favoritos, ha accedido a respondernos a un nuevo cuestionario que queremos compartir con todos vosotros. Con él, cómo no, hablamos de gestión documental. No te lo pierdas.
1. ¿Por qué o de qué forma le ayuda a una empresa pública o privada contar con un programa de gestión documental?
Son muchos puntos en los que la Gestión Documental ayuda a una empresa. En primer lugar, una buena gestión documental racionaliza la producción de documentos, es decir, lleva a que los documentos que se generen sean los que realmente se requieren. Ya con eso, se logran eficiencias en muchos frentes y ahorro de costos asociados a la producción de documentos (papel, tintas, copias, almacenamiento, entre otros).
Una buena gestión documental, debe llevar a hacer eficiente la búsqueda de información. Con esto los procesos son más ágiles, la respuesta a usuarios, clientes y proveedores mejora y la reputación tiende a mejorar.
En términos de transparencia, esto es si es una entidad pública, también se logran muchos cambios. Y no me refiero a publicar los instrumentos archivísticos de la entidad en la web. Me refiero a lograr que el ciudadano tenga acceso de verdad a la información de las entidades. Que sus trámites sean racionales en el uso y solicitud de documentos y que pueda acceder a rendición de cuentas que pueda ser verificada y contrastada con los archivos. Esto cuando hay orden y una buena gestión documental, claro.
En términos generales, la gestión documental garantiza muchas eficiencias, mejora de procesos, reducción de costos y demás. Pero lograr esto requiere que se maduren los sistemas y se gestione correctamente el cambio.
En una empresa interiorizar correctamente la gestión documental es cuestión de poco más de un año
2. ¿Cuánto tiempo puede tardar el equipo humano de la empresa en hacerse con el manejo de un sistema de gestión documental?
Quiero aclarar que voy a hablar de sistema no como software. En ese entendido, la madurez de un sistema, programa, plan, estrategia de gestión documental es un tema que tiene muchas variables: la media de edad de la empresa, la media de antigüedad, el apoyo de la gerencia, la correcta gestión del cambio, la adecuada formulación y socialización de las políticas, y otras más.
En una empresa con todos los vientos a favor, interiorizar correctamente la gestión documental es cuestión de poco más de un año. Y hablo de una empresa de no más de 100 empleados. Si éste número aumenta, pues se vuelve más complejo. Y es que la gestión documental se debe interiorizar con cada funcionario de la empresa, desde el presidente hasta el personal de servicios generales y de seguridad. Todos tienen un rol y una responsabilidad y lograr que todos lo entiendan, toma su tiempo.
3. ¿En términos de Sistemas de gestión de la calidad, dónde entra la Gestión Documental?
La ISO 9001 tenía un requisito asociado a la gestión de registros (registro como evidencia de la ejecución de los procesos y funciones). Con esto se creaban Listados Maestros de Registros y otros instrumentos paralelos a los instrumentos archivísticos. Con la Actual ISO, el tema va más alla de la gestión de registros meramente, ésta norma involucra un componente de riesgos que claramente se debe asociar con documentos, con pérdida de la memoria o con la capacidad de tener la informacio´n correcta para recuperarme ante un eventual desastre; y también incluye un componente de gestión del conocimiento, el cual, en términos prácticos, requiere sí o sí de una correcta gestión documental.
4. ¿Es realmente sencillo el uso de un sistema de gestión documental?
Acá, si quiero hablar en términos de software. Y la respuesta es SÍ, siempre que el sistema esté pensado en el usuario.
Sistemas de Gestión Documental hay muchos y con una diversidad de funciones y posibilidades que hacen que sea difícil elegir. Pero siempre, lo que facilitará el trabajo será la forma como el sistema se relaciona con el usuario de forma fácil, simple y con un concepto que es transversal acá: la equivalencia funcional.
Aún no es posible librarnos completamente del papel. En cualquier oficina, siempre habrá un papel
5. ¿Cuál es el factor de éxito en un proceso de implementación de un sistema de gestión documental?
Implementar un sistema, sea cual sea, no es tarea fácil. Requiere de un proceso detallado, paso a paso y de muchas pruebas para que llegue a feliz término. La implementación de sistemas de gestión documental es igual.
Yo considero que el éxito radica en conocer bien las necesidades de la empresa, conocer bien los procesos y tener una hoja de ruta sobre qué se va a automatizar, quienes intervienen y qué se espera. No se trata únicamente de dar cumplimiento a disposiciones legales en temas de archivo, va más allá.
Otro asunto es que las áreas que sean intervenidas, deben garantizar que los recursos que deben hacer parte del levantamiento de información, de requerimientos y pruebas, tengan el tiempo suficiente para que el trabajo sea bien hecho y no con los retazos de tiempo de cada uno.
6. ¿Es muy grande la inversión necesaria?
En gestión documental normalmente se requieren inversiones altas y más cuando se llevan décadas de funcionamiento y cero gestión documental. Pero acá lo más recomendable es ir sin prisa, evaluar todas las posibilidades, todos los proveedores y confiar en el trabajo y experiencia de quien sepa como rentabilizar la gestión documental. Yo podría brindarles la asesoría para que esto sea realidad y en el tiempo se recupere la inversión realizada. Solo es cuestión de que me contacten
7. ¿Es posible librarse totalmente del papel?
La oficina sin papeles es algo que se ha mencionado hace muchos años y la verdad es que no es tan fácil como parece. Hace falta mayor certeza en cuanto a la preservación a largo plazo, generar mayor conciencia sobre el tema y fortalecer la seguridad de los documentos y transacciones electrónicas.
Dicho esto, de momento aún no es posible librarnos completamente del papel. En cualquier oficina, siempre habrá un papel. Así sea un post it.
Con gestión documental la recuperación de información se vuelve mucho más rápida
8. ¿Cuáles serán los primeros síntomas de cambio que notaremos al tener una gestión documental?
La facilidad en la recuperación de la información. Creo que es el primer buen síntoma. Si en un momento tardaba horas buscando un documento y ahora es cuestión de minutos, es porque las cosas se están haciendo bien.
9. ¿Hay algún sector que necesite más gestión documental que otro?
Uno pensaría que todos, por igual, la requieren. Pero siento que las entidades de orden público, son las más llamadas a que sus archivos se encuentren correctamente organizados y que los mismos sean fuente de información para los ciudadanos.
10. En tu experiencia, ¿cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?
Normalmente, como ya lo mencioné, la recuperación de información se vuelve mucho más rápida. Los procesos se vuelven más consientes al momento de generar documentos y se genera toda una cultura en torno a la importancia de la gestión documental y todos sus instrumentos archivísticos.
En la medida en que se madura la gestión documental, se empieza a hablar de interoperar sistemas, de gestionar la información y volverla conocimiento y luego de esto generar procesos de innovación y transformación. Potenciar lo que se sabe hacer a partir de los documentos (qué son los que dicen qué y cómo se ha hecho)
