La transformación digital al 100% y la oficina sin papel llegará, pero estamos lejos
Esta semana charlamos sobre gestión documental con Silvia García @Silgargon directora de Operaciones en Grupo CAIP DOC-IT @docitinfo. Silvia es documentalista de profesión con más de 15 años de experiencia, y lleva desde el año 2008 dirigiendo proyectos documentales de toda índole (digitalización, consultoría documental, tratamiento de archivos, documentación parlamentaria, tratamiento audiovisual, fondo antiguo, archivos de empresa…). Además, forma parte de la Asociación APEI (Asociación Profesional de Especialistas en Información) @_apei
en constante lucha por la mejora de la profesión y de los profesionales.
1- Silvia, ¿Cuál crees que es actualmente el papel de la gestión documental en las empresas?, ¿Ven la gestión documental como una ayuda, como un problema, como una complicación?
Pienso que las empresas a día de hoy, todavía no tienen muy claro que es la gestión documental, les suena a algo muy técnico, así que el primer paso será intentar buscar un término, entre todos los que nos dedicamos a éste maravilloso mundo, que las empresas entiendan y les genere esa necesidad. Después de esto la gestión documental no es importante para las empresas, es IMPRESCINDIBLE, y a medio plazo muchísimo más.
La gestión documental no es importante para las empresas, es IMPRESCINDIBLE
2- Por lo tanto, ¿crees que todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?
Por supuesto, todo en su justa medida, pero si las empresas tuvieran la oportunidad de ver la mejora que les supone una organización, mejora y automatización de sus procesos entenderían su necesidad.
3- ¿Estas mejoras de las que hablas son sólo para grandes empresas?
En absoluto, cualquier empresa, independientemente de su tamaño, incluso un autónomo sería objeto de una mejora e implantación de un gestor documental.
La mejora de procesos e implantación de una buena gestión documental y de un buen gestor documental a medio plazo es barata
4- Ya, pero… ¿Esto cuánto cuesta?, ¿Puede un autónomo asumir el coste de una gestión documental?
La gestión documental como tal ya les está suponiendo un gasto, cualquier empresa invierte dinero, actualmente, en su gestión documental, porque la documentación se recibe y se emite en cualquier empresa, incluso siempre hay alguien que invierte su tiempo para buscar cualquier papel que haga falta, el tema es calcular cuánto tiempo, y por tanto cuánto dinero gastan, en encontrar un papel. Por lo tanto la mejora de procesos e implantación de una buena gestión documental y de un buen gestor documental a medio plazo es barata.
5-¿Y resulta seguro tener los documentos en una gestión documental?
Depende, hay que estudiar el tipo de gestión documental al que nos referimos, pero apuesto por ello, si.
El mayor inconveniente de la gestión documental es el miedo a lo desconocido y la reticencia de ciertos sectores a la transformación digital
6- Bueno, vemos que son todo ventajas ¿no?. Pero, si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Inmediatez en las búsquedas, aunque la seguridad de los documentos también me tienta.
7-¿Y el mayor inconveniente? Si es lo hay…
Sin duda el miedo a lo desconocido y la reticencia de ciertos sectores a la transformación digital, llevamos 10 años diciendo que llega que llega y la gente aún no se lo cree de verdad.
La transformación digital al 100% llegará, al igual que lo hará la oficina sin papeles, la interoperabilidad y la unificación entre administraciones…
8- ¿Pero crees que llegará finalmente? ¿Cúando?, ¿Cuál es el futuro del sector? ¿A qué retos va a tener que hacer frente?
La transformación digital al 100% llegará, al igual que lo hará la oficina sin papeles, la interoperabilidad y la unificación entre administraciones… ¿Cuándo? Bueno, aún estamos lejos, pero hay que seguir trabajando para propiciarlo.
9- Silvia, se nota que te encanta esta profesión 🙂 Dinos qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos
Estudié Biblioteconomía y Documentación en la Universidad de León porque me gustaban los libros, la lectura y el Barrio Húmedo, y en ello descubrí una profesión maravillosa, que a día de hoy no me deja mucho tiempo ni para los libros, ni para la lectura, aunque al barrio húmedo sigue siendo de obligada visita 🙂
Encuestasneodoc me parece una iniciativa fantástica, es una buena forma de hacernos visibles, que la gente vea que el cambio es necesario
10- ¡Claro! A quién no le gusta tomarse un corto y una tapa por León 🙂 Silvia, un deseo para el futuro del sector…
Voluntad de cambio por parte de las empresas y administraciones, y trabajo, mucho trabajo.
11- Llevas poco tiempo opinando en nuestras #encuestasneodoc pero ya eres una más del súper equipo de expertos ¿qué te parece esta iniciativa?
Me parece una iniciativa fantástica, es una buena forma de hacernos visibles, que la gente vea que el cambio es necesario, además de ser sencillo. Además provocáis la unión de los profesionales a través de las opiniones y el debate, que es algo que nos hace aprender.
Muchas gracias por pensar en mi para una de vuestras entrevistas.
De nada, ¡Nos vemos en el Barrio Húmedo! 🙂
