La Protección de Datos Personales es un reto importante del sector
Nuestro invitado de hoy es Filiberto Camacho Arenas, Ingeniero Industrial de la Universidad de Santander UDES. Filiberto ha dedicado todo su ejercicio profesional a la Gestión Documental en Colombia. Actualmente es Gerente General de GESCAD SAS, una compañía que ha encontrado en la unión de conceptos interdisciplinarios y el marco legal colombiano una herramienta valiosa adaptable al sector público y privado.
1- ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?
Es un concepto que ha evolucionado gracias al apalancamiento de otros sistemas o iniciativas de gestión empresarial como son: Sistema de Gestión de Calidad, Protección de datos personales, gobiernos corporativos en línea, community manager, seguridad informática entre otros. Hoy por hoy la gestión documental ha ganado espacio en las líneas estratégicas y es vista de manera transversal en los negocios y sus tareas se han ido profesionalizando.
2- Entonces podríamos afirmar que todas las empresas requieren de un sistema de gestión de documentos
Sin lugar a dudas, todas requieren un sistema de gestión documental. Las relaciones comerciales, industriales, laborales y legales cada vez son más vertiginosas e involucran la evidencia dentro de sus actos, entonces incorporar disposiciones dentro del ciclo vital del documento asegurará que los negocios indistintamente del sector donde se desarrollen y el tamaño de la organización, se desenvuelvan de forma eficiente al punto de convertirse en una ventaja competitiva.
Todas las empresas necesitan gestión documental porque los documentos son un activo que poseen todas las empresas
3- Para que no quede ninguna duda, ¿No es sólo apta para grandes empresas?
No, los documentos son un activo que poseen todas las empresas, empezando por el Acta de Constitución hasta el más trivial de los documentos, estos deben ser clasificados, valorados, organizados y hay que darles una disposición final adecuada.
4- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
Es una pregunta que debe ser analizada desde dos ángulos: la autogestión y los servicios de gestión documental externos. Debo mencionar que la experiencia en Colombia ha sido como todo producto o servicio donde se encuentran componentes de innovación o baja oferta de mano de obra especializada; al comienzo había un poco de resistencia o temor por parte de las empresas que no entendían el funcionamiento del modelo y aquellas que vencían esta inercia encontraban servicios profesionales muy altos. La actualidad de este mercado está obligando a empresas consultoras y ejecutoras de proyectos de gestión documental a ser más eficientes y manejar valores accesibles, y por otra parte a las empresas que demandan estos servicios a comprometer e integrar sus áreas que le permitan reducir costos.
5- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Claro. Es el modelo idóneo otros sistemas no alcanzan el nivel de profundidad y, de hecho, la mayoría de modelos refiere a la gestión documental como un mecanismo de aseguramiento de los procesos y salvaguarda de los documentos.
El mayor inconveniente de un gestor documental es la Cultura Organizacional Inadecuada
6- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Es difícil porque las ventajas son muchas y muy valiosas, pero ciñéndome a la rigurosidad de la pregunta consideraría que la Capacidad de Respuesta hoy define la diferencia entre un negocio y no tenerlo, la multa o la exoneración, la imagen positiva y la imagen de inoperancia.
7- ¿Y el mayor inconveniente?
Es algo a lo que los consultores nos enfrentamos todos los días, la Cultura Organizacional Inadecuada que es el resultado de ser permisivos en costumbres y malos hábitos de gestión documental los cuales se adquieren por las personas en sus ejercicios laborales, desde luego ante la ausencia de normas internas de archivo cada quien adopta su propio método.
8- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?
El futuro del sector está en la integración de la gestión empresarial donde ningún modelo debe andar como rueda suelta; encuentro que los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos son una excelente alternativa de cohesión y por su connotación tecnológica atraen muchos más adeptos.
El futuro del sector está en la integración de la gestión empresarial
9- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
Un reto importante es la Protección de Datos Personales, este concepto maneja líneas muy delgadas entre la información que tiene características públicas y aquella que tiene rasgos de reserva, en ese caso se debe trabajar con determinación en el diseño de formas y formularios para la captura de información, la adecuada indexación, los protocolos de acceso a documentos, la minería de datos y las formalidades en la autorización de uso de datos personales. Es una exigencia que no está dando espera y ha tomado a las empresas desprovistas de herramientas para dar cabal cumplimiento.
10- Un deseo para el futuro del sector…
Deseo que podamos avanzar desde las diferentes líneas metodológicas y tecnológicas, aportando verdaderas soluciones de manejo documental y de información a las empresas que tanto lo están necesitando. Me gusta mucho la iniciativa de NEODOC porque va encaminada a eso: AVANZAR.
