La mitad de la jornada laboral de un trabajador transcurre buscando documentos
Esta semana leíamos en El Economista un artículo firmado por Óscar Sánchez, director general de Kyocera España, en el que hablaba sobre la tarea de buscar documentos y como ésta, en ocasiones, se convertía en una labor ardua. De hecho, según últimos estudios de la consultora PWC, aproximadamente la mitad de la jornada laboral de un trabajador transcurre tratando de encontrar la información necesaria para llevar a cabo su trabajo.
Y es que, pensemos… ¿Cuántos cientos o miles de documentos (emails, faxes, correos ordinario…) os llegan cada día en vuestra empresa? Todos estos archivos, documentos y contenidos deben ser procesados de distintas maneras: unos los imprimimos, otros los borramos, otros los archivamos o los reenviamos, etc. Esta gestión puede llegar a convertirse, como bien dice Sánchez. «en un proceso agobiante, sobre todo para las pymes».
Por ello, el gran desafío al que se enfrentan hoy en día las pequeñas y medianas empresas es dar de sentido a esta información, y para ello es necesario implementar una estrategia adecuada de gestión documental «para potenciar su eficiencia y reducir los gastos ocultos que acarrea la ineficiente gestión de estos datos», explica Óscar Sánchez.
Según el director general de Kyocera España, «los gastos visibles de gestión de documentos no suponen más del 10% del total que las empresas realizan por estas funciones» por ello, las empresas podrían incrementar su productividad si implantasen una adecuada estrategia documental que les garantizase el respeto a los estrictos trámites legales y de seguridad.
«Implementar una óptima estrategia de gestión documental, con un software que integre todos los procedimientos que confluyen en la gestión de documentos de la empresa, genera grandes ventajas y dota a la misma de unos automatismos que, al acelerar el proceso de validaciones y de gestiones de los archivos a partir de su entrada y hasta su salida, le permiten mejorar el servicio al cliente».
Por ejemplo. Imaginaros que recibimos una factura por email. Ésta se procesa, se envía a la carpeta de facturación procesada, se reenvía al sistema y se responde con un email preestablecido. Todo este proceso se realiza de modo automático, sin que ningún trabajador emplee tiempo a estas labores y que puedan dedicarse a lo verdaderamente relevante: el negocio.
Leer el artículo completo: El tiempo que perdemos buscando documentos – elEconomista.es
