La mayor ventaja de la gestión documental es tener un mejor y más fácil acceso a la información

Hoy en neodoc charlamos de gestión documental con el experto José Luis Carreño Santoyo, profesional en Bibliotecología y Archivística, especialista en Archivística, y actualmente estudiante de Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos, y docente del Programa CIDBA de la Universidad del Quindio.

1- José Luis, ¿Por qué la gestión documental es importante para las empresas?, ¿qué la hace tan vital?

La importancia de la gestión documental reside en que es un proceso transversal en todas las organizaciones, sin importar si son de naturaleza privada, pública o mixta. Esto quiere decir que su aplicación debe darse tanto en la parte misional, como en la parte administrativa o de apoyo. Debido al constante, e inclusive, incontrolable crecimiento de documentos en las organizaciones, y principalmente a la facilidad con la que se pueden obtener y generar copias, los sistemas de gestión documental son indispensables para llevar un adecuado control y seguimiento sobre los documentos que se producen y reciben, sin importar que los mismos se encuentren en soporte físico o electrónico.

2- ¿Importa el tamaño de la empresa u organización?, ¿la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones?

Competitividad, productividad, calidad y servicio al cliente en conjunto, son sinónimos de organizaciones exitosas. En este sentido, la gestión documental en diferentes escalas, en cuanto a niveles de producción y recepción de documentos, es primordial más allá del tamaño de la organización.

El profesional en archivística cada día va logrando más importancia y relevancia dentro de las organizaciones y está obteniendo un reconocimiento social

3- Vale. Entonces queda claro que la gestión documental es necesaria pero, ¿Es apta para todos los bolsillos?

Si estamos hablando de un sistema de gestión documental, en el mercado colombiano existen una gran variedad de soluciones, unas más económicas y otras bastantes onerosas, cuyo valor depende principalmente de las funcionalidades del sistema, de la marca o de la cantidad de módulos que se adquieran. Por el contrario, si hablamos de la aplicación de procesos técnicos (organización de archivos) y/o de la elaboración de instrumentos archivísticos (Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos, Cuadro de Clasificación, Tablas de Retención Documental) nos encontramos ante dos opciones: La primera llevarlos a cabo con recursos humanos propios de las organizaciones (sobre el papel sería más barato) y, la segunda, la tercerización a través de la contratación de empresas especializadas en servicios de gestión documental, que generalmente obedecen a recursos adicionales que deben ser presupuestados para llevar a cabo estas actividades y que, particularmente, considero tienen costos bastantes elevados. Obviamente entiendo que los colegas que trabajan en este tipo de organizaciones no compartan mi opinión al respecto.

4- ¿La gestión documental garantiza la seguridad de los documentos?

Cuando estamos hablando de gestión documental no estamos hablando solo de documentos físicos, sino de documentos electrónicos que se pueden encontrar en discos duros, unidades externas, sistemas de información, bases de datos y correo electrónico. Por tal motivo es necesario contar con un sistema de gestión documental que garantice, no solamente la seguridad de los documentos, sino que tenga en cuenta otros aspectos como son la interoperabilidad, la asignación de metadatos
y el trabajo colaborativo, de tal forma que se pueda asegurar la autenticidad, la integridad y el acceso a los documentos.

El mayor problema de la gestión documental es la asignación de recursos

5- ¿cuál es a tu juicio la mayor ventaja de la gestión documental?

Considero que la mayor ventaja de una adecuada gestión documental consiste en tener un mejor y más fácil acceso a la información, ya que este asocia otros beneficios adicionales como son la productividad en el trabajo, el uso compartido de la información y el ahorro de tiempo.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Sin lugar a dudas, salvo contadas excepciones, el mayor problema de la gestión documental es la asignación de recursos (humanos, económicos y técnicos), bien sea para su adecuada implementación o para su sostenibilidad en el tiempo.

7- ¿Cómo ves el futuro del profesional en archivística y cuál es el mayor reto al que va a tener que hacer frente?

El profesional en archivística cada día va logrando más importancia y relevancia dentro de las organizaciones y está obteniendo un reconocimiento social por parte de los profesionales de otras áreas y de la comunidad en general. Existe una tendencia a un mayor posicionamiento, el cual mejorará en los próximos años. El mayor reto sin lugar a dudas es enfrentarse a los cambios que involucran las tecnologías de la información en relación con la gestión documental, ya que cada vez hay mayor uso del formato electrónico, lo que supone adaptarse y prepararse para asumir con el mayor profesionalismo los cambios que se vayan presentando.

Encuestas neodoc es una iniciativa excelente: tiene regularidad, las temáticas son claras y concretas, permite conocer experiencias de diferentes países, tiene muy buena difusión, se motiva la participación de los expertos, etc.

8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos?

Digamos que que decidí estudiar archivística por una afortunada coincidencia de tiempo y lugar, que finalmente logró apasionarme y que afortunadamente he podido transmitir a varias personas (amigos y familiares) que hoy en día son colegas o están en proceso de formación. Personalmente los temas que más me atraen, y que han sido parte de mi labor profesional, son la clasificación y la valoración documental.

9- Háblanos de encuestas neodoc, ¿cómo valoras esta iniciativa?

Como iniciativa me parece excelente: tiene regularidad, las temáticas son claras y concretas, permite conocer experiencias de diferentes países, tiene muy buena difusión, se motiva la participación de los expertos
y lo mejor es que se usa un lenguaje muy fresco, lejos de lo técnico acorde a los 140 caracteres de Twitter.

10- Son hemos sonrojado 😉 Para acabar, como siempre, te pedimos José Luis unas palabras para los amigos de neodoc

A los amigos de neodoc los invito a seguir participando activamente en las encuestas neodoc y a estimular a otros expertos archivistas y no archivistas a participar en esta excelente iniciativa, que nos permite intercambiar opiniones y conocer diferentes experiencias de gestión documental en los países Iberoamericanos.