La mayor ventaja de la gestión documental es la eficiencia, ya que facilita un acceso rápido y eficaz a la documentación.
Para Laura Álvarez Fernández la gestión documental es necesaria y vital para las empresas, independientemente del tamaño de las mismas. Laura es Licenciada en Historia del Arte por la Universidad de León y tiene un un postgrado de Gestión de la Información, Archivos y Gestión Documental en la University of Glasgow. Trabajó como archivera en la sección de Colecciones Especiales de la biblioteca de la University of the West of Scotland. Actualmente, como otros compañeros de profesión, compagina un trabajo que no tiene nada que ver con su formación, con la preparación de oposiciones a Facultativo de Archivo.
1- Laura ¿es la gestión documental hoy en día vital para las empresas?
Yo creo que la gestión documental hoy día es una parte fundamental de las empresas, ya que el buen uso de un sistema de gestión de documentos, tanto a largo como a corto plazo, está comprobado que supone un gran ahorro tanto de tiempo como de recursos económicos, así como un beneficio de los distintos departamentos que puedan componer cada empresa.
2- ¿Y vale para todas las empresas, incluso para las de pequeño tamaño?
En mi opinión es necesario para todo tipo de empresas, en el sentido de que todas generan y a la vez reciben documentación, por lo que se hace necesario contar con un sistema de gestión de documentos eficiente que cubra las necesidades de cada empresa.
3- ¿Y cuál es el precio?
No podría ponerle una cifra al valor de la gestión documental, puede que al principio implantar este sistema pueda suponer una inversión de capital, pero se verá que está inversión de amortiza en poco tiempo y supone un ahorro tanto de tiempo como de recursos.
4- ¿Y qué hay de la seguridad? ¿Es seguro archivar documentos en un gestor documental?
Se ha avanzado mucho en la seguridad y conservación de documentos. Hoy en día además, gracias a las nuevas tecnologías y al cloud coumputing, se pretende que los documentos sean accesibles desde cualquier dispositivo electrónico, facilitando además su conservación.
5- Vemos que son muchas las ventajas, pero, si tuvieses que decir sólo una ¿cuál sería?
La eficiencia, que facilita un acceso rápido y eficaz a la documentación.
6- ¿Y podrías citar algún inconveniente?
El tiempo que conlleva implantar este sistema de gestión documental.
7- Pensemos a largo plazo… ¿Qué retos nos esperan en el sector?
La adaptación definitiva y consolidación del cloud computing, que facilite el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo.
8- Si pudiésemos concederte un deseo…
Un mayor reconocimiento de la labor de los profesionales dedicados a la gestión documental, ya que sigue siendo una profesión poco visible para la sociedad en general.
