La mayor ventaja de la gestión documental es el ahorro de tiempo en la búsqueda de documentos
Hoy charlamos sobre gestión documental con Miguel Aparisi de Lorenzo, Gerente de Docunecta (Marca Digital de C.R.I. DEL HENARES S.A).Desarrolló su carrera profesional, entre otras, en empresas como: Océ España (actualmente Canon España). Director regional y director de cuentas Internacionales, Minolta Business Equipment: Managing Director, Olivetti: Director Comercial, Agfa Gevaert (Grupo Bayer): Director Comercial, Airtel (actualmente Vodafone): director de ventas Directas y director de control de créditos y Revenue Assurance.
1- ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas? ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?
En mi opinión, en plena revolución digital marca la diferencia entre aquellas que continúen (las que lo implementen) y las que no puedan continuar. La competitividad es cada día más fuerte y los gastos de personal es uno de los elementos que más peso tienen. La Gestión Documental permite reducir los costes de personal en administración haciendo a la empresa más competitiva.
Todas las empresas gestionan documentos y precisan más o menos personal en función de que tengan automatizados sus sistemas. Cualquier empresa que emplee más de 3 horas al mes buscando y gestionando documentos la necesita.
2- ¿Es sólo apta para grandes empresas?
No, la única diferencia es las funcionalidades que son necesarias implementar. Permítame citar un paralelismo con el transporte: Unas necesitarán una furgoneta y otras un tráiler. También se pueden dar soluciones externalizadas.
3- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
Para que tenga una idea, el desembolso al mes es el mismo que el importe de 4 horas del personal menos cualificado.
Unas necesitarán una furgoneta y otras un tráiler
4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
La digitalización lleva implícito las autorizaciones por usuarios y la encriptación que son dos elementos fundamentales en la seguridad.
De la misma manera que somos capaces de operar con nuestros bancos (con nuestro dinero) por Internet, nuestra información gana en seguridad ya que podemos autorizar a qué información cada persona puede acceder y después ver qué información se ha consultado, cuando y por quién.
5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
El ahorro de tiempo en la búsqueda de documentos. Por muy ordenados y organizados que estemos la informática es inmediatez.
6- ¿Y el mayor inconveniente?
La resistencia y recelos al cambio. En las organizaciones hay algunas personas que se aferran a las formas de trabajo que conocen, pero la realidad está cambiando muy rápidamente y es necesario apoyarse en herramientas tecnológicas para ser competitivo.
El desembolso al mes es el mismo que el importe de 4 horas del personal menos cualificado
7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?
En la total automatización interdocumental. En el futuro todos los documentos se intercambiarán entre las empresas de forma digital, de hecho, ya está planificado que sea así y el cambio ya está en marcha
8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
Hay que buscar estándares comunes e implementarlos
9- Un deseo para el futuro del sector…
Que los seres humanos nos podamos dedicar a labores más creativas y gratificantes. De la misma manera que la revolución industrial dejó a las máquinas las labores más ingratas y pesadas en las que no era necesario la intervención humana o muchas menos personas para manejar las máquinas
