La importancia del proceso de digitalización en el Plan de Papel Cero
Un post escrito para neodoc por el experto en gestión documental Juan Antonio Fernandez archizafra.La evolución y la renovación digital
La renovación tecnológica que ha sufrido la sociedad actual en todos los ámbitos profesionales ha favorecido una evolución, tanto en el material que se ha utilizado como en la de programas. Se ha pasado de la utilización en exclusiva de las fichas de clasificación para controlar la documentación en papel que generaba en la oficina a la utilización de máquinas de escribir, ordenadores y toda la maquinaria de conservación-difusión: digitalizadoras, escaneares, impresoras, bibliocopiadoras y destructoras de papel. El personal ha tenido que evolucionar a medida que la renovación digital llegaba a sus puestos de trabajo.
Del mismo modo, los trabajadores han debido ir adquiriendo diferentes capacitaciones por la evolución paulatina en los programas que se han utilizado. Programa que, a su vez, se encuentran en constante transformación, por lo que debemos estar alerta de sus cambios y las nuevas incorporaciones. En un breve tiempo se ha pasado de utilizar en exclusiva paquetes ofimáticos con diferentes programas de edición de texto a gestionar todos los procesos del centro desde un sistema de gestión que se utiliza desde la red.
El Plan de Papel Cero
Toda esta evolución genera una gran cantidad de información en papel u otros elementos físicos que ha llegado a proporcionar mayores inconvenientes que ventajas. Uno de los efectos de dicha problemática ha sido la inclusión de políticas de gestión documental y las últimas políticas de Papel Cero, que intentan mitigar y solucionar este proceso de generación de documentación. Un aspecto esencial es la implantación en estas políticas de procesos de digitalización, que propician una mejora en la calidad del servicio que la institución u empresa genera.
En la planificación de un Plan de Papel Cero, tanto en empresas privadas o en la administración pública hay que tener en cuenta unos pasos indispensables a la hora de abordar dicho proyecto.
Será necesario:
• Conformar un equipo de trabajo interdisciplinar que desarrolle dicho proyecto, teniendo enfrente a una persona responsable del mismo.
• Evaluar costes y ahorro para desarrollar el Plan, observando aspectos como el consumo de papel, residuos, gastos eléctricos,…
• Reducir la impresión y fotocopias que se realicen en cualquier oficina. Para esto se deberá implantar documentos electrónicos, firmas electrónicas y un sistema de correo interno para los trabajadores.
• Realizar el proyecto de digitalización de la documentación existente en la empresa o administración.
Los proyectos de digitalización deberán caracterizarse por:
• Digitalización de documentos físicos, que alimenten los gestores documentales que en muchas ocasiones duplican los procesos de conservación documental al coexistir con el manejo de archivos en papel
• Suministro de infraestructura física o técnica como soporte a la virtualización a la que nos enfrentamos.
Referente a este aspecto habrá que tener en cuenta
• Seleccionar procesos y documentos estratégicos para la entidad, empresa u administración, en los que su digitalización y disponibilidad en línea permita mejoras en los servicios prestados a clientes internos o externos.
• Diseñar un proyecto de escaneo teniendo en cuenta adoptar las mejores políticas y procedimientos de digitalización establecidos. Puede que requiera recursos adicionales para llevar a cabo este proyecto, pero contar con un plan de trabajo facilitará su obtención.
La digitalización, el proceso
El proceso se podrá realizar de la siguiente manera:
• Organizar y seleccionar los documentos a digitalizar
• Realizar la digitalización: la digitalización es el proceso que convierte el documento en papel en un documento digital
. Las ventajas que ofrece son muchas y su impacto es directo y repercute en varios aspectos:
o Almacenar grandes volúmenes de documentación en pequeños dispositivos electrónicos
o Facilitar la búsqueda, recuperación y consulta de los documentos a través de la informática
o Consulta simultanea de un documento electrónico por varios usuarios
o Garantizar su custodia en papel para preservarlos de la manipulación física
o Reducir el almacenamiento de documentos en grandes espacios.
El proceso consiste en:
• Preparar y clasificar los documentos que debemos digitalizar
• Crear una base de datos o utilizar, en la mejor opción, un Sistema Integral de Gestión Administrativa (Archivística)
• Transcribir los datos claves de los documentos, teniendo en cuenta preceptos comunes en todo el grupo.
• Foliación de documentos.
• Digitalización de cada página.
• Archivo de los documentos en papel que fueron digitalizados para su conservación.
Para realizar estas acciones hay que tener en cuenta:
• Realizar dicha digitalización cuando se está preparado, puesto que la digitalización es rápida, pero para grandes volúmenes puede ser una labor tediosa. También hay que buscar un momento adecuado y estar preparado para realizar dicha digitalización, teniendo una base de datos o un programa adecuado de gestión documental. Este último deberá ser conocido por el personal de la empresa, que sea sencillo, rápido y eficaz.
• Poseer un escáner adecuado, con una persona especialista en dicha materia. El escáner puede ser comprado, alquilado o que toda la digitalización la realice una empresa especializada en la materia. La compra del escáner puede ser una opción válida cuando el trabajo a realizar sea muy grande. Habría que comprobar costes y gastos en este aspecto. Pero no utilizar una multifunción, mejor varios escáneres pequeños y baratos que uno grande y caro. Dicho trabajo lo puede realizar una persona de la empresa o una subcontrata, que puede resultar beneficioso.
Los beneficios de la digitalización
Entre los beneficios óptimos el fundamental es que los procesos y servicios que ofrece la empresa, entidad u administración es más eficaz y eficiente. Así se podrá observar:
• Aumento de la productividad.
• Optimización de recursos.
• Buenas prácticas en gestión documental.
• Disminución de costos asociados a la administración de papel como el almacenamiento.
• Mejorar el acceso a la información dentro y entre entidades, administraciones y empresas.
• Mayor control y seguridad en el manejo de la información.
• Eliminar la duplicidad de documentos.
• Mejorar el entorno del trabajo y la comunicación en las entidades.
Además se potencia:
• Acceso rápido a la información y a los servicios de la entidades
• Disminuir la espera y la atención
• Evitar desplazamientos a puntos de atención presencial
• Ahorrar papel, disminuir residuos, contaminación, energía, en definitiva contribuir a un desarrollo sostenible.
Conclusiones
Lograr una política de Papel Cero en una entidad, empresa o administración es cuestión de tiempo, esfuerzo, ganas y constancia
Se podrá llegar a realizar, aunque no desaparecerá el papel de nuestras entidades. Por lo tanto el papel clásico en la oficina va a seguir estando presente y en activo durante algún tiempo. Su mejor aliado es la digitalización de todas las montañas de papeles, documentos y hojas que se acumulan en las oficinas. Una vez que han efectuado su función se deben digitalizar para mejorar la gestión documental en la empresa.
Los beneficios ya están suficientemente expuestos, aunque fundamentalmente se basan en reducción de espacio de almacenamiento, rapidez en la búsqueda de la información y disminución en los costes de papel y fotocopias como en su mantenimiento.
Una digitalización mal realizada o no realizada en la planificación de Política Cero Papel puede llevar a que todo el proyecto se paralice como es el caso de dicha planificación en la que se intentó llevar a cabo en los Juzgados de todo el país por el Ministerio de Justicia. Además de que no se contó con la implantación de un sistema de gestión documental
, que sus propios usuarios no conocían, en lo referente a la digitalización no se tuvieron en cuenta, por lo que la implantación de dicha política se truncó.
El autor
Un post escrito para neodoc por el experto en gestión documental Juan Antonio Fernandez archizafra. Juan es archivero profesional, geógrafo, administrador del grupo: «Archiveros, Documentalistas, Ciencias de la Información» y socio de @ArchiverosEx. Juan está especializado en el acceso e incorporación de los Archivos a las redes 2.0 y al mundo virtual y es gran difusor de actividades que posibiliten tanto un mayor acceso a estas instituciones, como una nueva concepción del trabajo en una institución cultural.
«Me considero que tengo una gran capacidad de análisis, observación y síntesis, facilidad de adaptarme a los cambios y establecer canales de comunicación, tanto integrado en un grupo como ejerciendo labores de liderazgo, para lo cual también diseño diferentes sistemas de toma de decisiones estratégicas, fundamentalmente en el ámbito cultural».
