La importancia de las funcionalidades sociales en gestión documental

En la actualidad y cada vez más el tema social domina gran parte de los ámbitos de nuestro día a día y la gestión documental no podía ser menos. Por ello los softwares de gestión documental han de ofrecer una serie de funcionalidades sociales. Así, la gestión documental facilitará que un usuario indique que “le gusta” un documento, seguirlo, marcarlos como favorito, comentarlo, etc.

Cuando el usuario comente un documento dicho comentario podrá ser vistos por otros usuarios asociados a dicho documentos y si lo «sigue» el usuario será informado puntualmente de cualquier modificación o novedad que se realice en el documento en cuestión.

Por último, es interesante que la gestión documental posea un botón de compartir de forma que, cuando se pulse, el usuario obtenga de forma automática un enlace asociado a un documento para facilitar que éste se comparta.

Asimismo, es importante que una gestión documental de la posibilidad de establecer relaciones semánticas entre documentos, gracias a las cuales, una persona pueda buscar una publicación y encontrar el documento en la que está basada, a la que sustituye, etc. También es interesante que exista la posibilidad de etiquetar (tags) los contenidos para mejorar y completar el sistema de búsquedas.

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