La importancia de la gestión documental en 12 puntos

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base.

1- Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

2- Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

3- Seguridad
: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

4- Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

5- Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

6- Captura y extracción
de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

7- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

8- Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

9- Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

10- Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

11- Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

12- Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…