La importancia de la gestión documental en la empresa

Recientemente hemos leído un estudio realizado por Xerox cuyas conclusiones queremos compartir con vosotros. Primer dato importante que da qué pensar: el 90% de la información del mundo está en papel y, segundo dato: el 80% de estos papeles son formularios. Imaginaros la gran cantidad de información que se pierde cada día por estar mal almacenada y organizada. Hablamos de decenas, miles, millones de documentos que fluyen todos los días y cuya organización supone un enorme quebradero de cabeza para las empresas. Y no nos referimos simplemente a la hoja de papel que se envía a imprimir, sino también a los archivos que pasan por servidores de correo, grupos de trabajo, redes informáticas o repositorios comunes ubicados en “la nube”.

¿Qué es la gestión documental?

Justamente, para solucionar este problema, existe un conjunto de tecnologías, procedimientos y sobre todo, normas para administrar el flujo de documentos dentro de una empresa. Esta especie de disciplina se denomina “Gestión Documental
”. En términos puros,
el concepto se refiere a cualquier técnica, ya sea manual o digital, pero con el tiempo, la tecnología se ha transformado en la protagonista de este campo. Asimismo, antes estaba más enfocada a lo que son sistemas de archivos documentales y bibliotecas. Hoy, debido al gran flujo de información, cualquier organización está en el marco de trabajo de la gestión documental.

Grandes empresas de tecnología como EMC, Microsoft, Xerox, IBM, Iron Mountain, HP, SAP y Oracle, por nombrar algunas poseen soluciones de este tipo. Aunque también hay una variada oferta de proveedores locales.

Un estudio realizado por OpenKM, reveló que los empleados de una compañía gastan más de un 36% de su jornada laboral buscando información relevante para su trabajo”. El informe detallaba además que esta búsqueda se traduce en un desperdicio de 67 minutos al día por empleado. Utilizando estas cifras, podríamos concluir que una empresa de 1.000 trabajadores pierde unas 20.000 horas mensuales. Pero algo bastante relevante del estudio es que llega a la conclusión de que
el 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión.

Ciclo de vida

Ciclo de vida. El objetivo fundamental de los sistemas de gestión documental dice relación con el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. A diferencia de sistemas de contabilidad, financieros u otro que tienen un procedimiento y flujo preestablecido, la GD toma lo que se denominan “datos desestructurados” y trata de ordenarlos y darles un movimiento, almacenamiento y uso determinado. Ver vídeo sobre el workflow de neodoc. Con neodoc, el ciclo de vida de los documentos puede ser gestionado y seguido desde la captura inicial o creación, hasta el intercambio y la colaboración, a través de flujos de trabajo personalizados para cada tipo de proceso (aprobación, revisión, etc…) y de su potente gestión automática de versiones de documentos.

Los software o soluciones en este campo ofrecen medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles de manera rápida y sencilla.

La seguridad es la clave

Uno de los aspectos fundamentales de la GD es la seguridad de los datos. O sea, que estos se mantengan de forma íntegra, evitando pérdidas o deterioros pro sobre todo, que puedan verlo sólo las personas autorizadas y no cualquier miembro de la organización. Menos aún, la competencia, si es que es una empresa. Incluso, existen normas internacionales que tipifican los sistemas de GD, como la ISO 9000 (gestión de la calidad), ISO 14000 (gestión ambiental), ISO 27000 (seguridad de la información), ISO 20000 (gestión de los servicios) e ISO 30300 (gestión para los documentos).

Solución nube, la protagonista

Si bien la GD lleva varias décadas como un área de la informática, en estos últimos años se han agregado nuevas tecnologías que ayudan aún más a su desempeño, como el big data, los dispositivos móviles y el cloud computing. Cada vez más las compañías están utilizando “la nube” para almacenar y gestionar sus documentos, en vez de mantenerlos en cada uno de los equipos. Ver opiniones sobre nube realizadas por expertos en gestión documental.

Un estudio realizado hace una semanas por Tata a nivel mundial, indica que el 65% de los directivos de empresas de Estados Unidos confirmaron haber optado por el modelo cloud para mejorar la forma en la que obtienen y analizan los datos. En cuanto a los ejecutivos del Asia Pacífico, el porcentaje es el mismo. En Europa en cambio, baja a un 47%.