La gestión documental, un salvavidas en plena crisis
Las empresas, instituciones y organismos públicos acumulan cada vez un mayor número de documentos. Bien por los cambios de la legislación, que les obligan a conservar más documentos y facturas por más tiempo, o bien por el aumento de los servicios contratados, las compañías amasan cantidades ingentes de información. Un correcto almacenamiento de estos archivos y una distribución ordenada para poder disponer de ellos cuando sea necesario es vital para la operatividad y la productividad de una firma.
A esta problemática se unen los factores relacionados con el espacio que ocupan estos archivos, que con el alto precio del suelo encarece el almacenaje en las oficinas, así como el riesgo de deterioro o destrucción del papel, como en caso de incendios. Finalmente, la Ley de Protección de Datos obliga a la contratación de servicios de destrucción confidencial de documentos para asegurar que no se trafica con datos personales, por lo que tienen que externalizar este proceso.
El entramado de necesidades y obligaciones al que se enfrentan las empresas hace muy costoso todo el proceso de guardia y custodia de textos, así que lo más efectivo y rentable es contratar a compañías dedicadas a la gestión documental. Este sector está formado por sociedades especializadas en el almacenamiento y conservación de documentos, además de su clasificación y catalogación para facilitar su recuperación. La demanda de estos servicios ha provocado la proliferación de este tipo de negocios.
Existen multitud de pequeños negocios de reprografía que se dedican a la gestión documental a pequeña escala, no obstante, la llegada de la crisis asestó un duro golpe a estas pymes, muchas de las cuales han desaparecido por la caída de la demanda. Al mismo tiempo, hay numerosas compañías de mediano tamaño que han tenido que reinventarse, ofreciendo nuevos servicios y ampliando el abanico de campos a los que se dedican.
Un nuevo marco
Esta actividad está viviendo un proceso de transformación en el que la innovación tecnológica es el nuevo vehículo. La digitalización de los documentos es un gran paso que facilita los procesos internos de las empresas y que supone un ahorro importante. El sector de la gestión documental es ahora mucho más que el archivo y conservación de información. Las compañías del sector gestionan todo el ciclo de vida de la información en la empresa. Por ejemplo, la gestión de facturas o contratos puede subcontratarse en empresas especializadas, que digitalizan y almacenan los archivos al tiempo que administran toda la información que contienen.
Al mismo tiempo, las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental en este proceso. La digitalización de documentos es solo el primer paso para rebajar los gastos. Las nuevas tecnologías permiten almacenar la información con diferentes formatos y contenidos, y puede clasificarse con mayor facilidad y estar siempre disponible desde cualquier parte del mundo.
La llegada de la crisis ha dinamizado el sector y multiplicado la demanda. La caída de los ingresos se intenta compensar con un control del gasto no productivo para cuadrar los balances. Dentro de los gastos corrientes, la gestión documental ocupa una buena porción y, además, adolece de eficiencia, debido a que este no es el ámbito de actuación propio de las compañías, de modo que externalizar todos estos procesos supone una reducción de costes de hasta el 50%. Un auténtico salvavidas para las empresas.
La búsqueda continua de mecanismos que permitan recortar los gastos no productivos sitúa al sector del outsourcing documental y de procesos en el centro de la diana.
Un buen puñado de empresas españolas está apostando fuerte por el sector de la gestión documental con inversiones importantes en I+D+i. Estas compañías desarrollan productos muy competitivos en el mercado internacional con tecnología 100% española.
