La gestión documental no es un lujo sino una necesidad

Hoy en neodoc entrevistamos a Raúl Carrillo, jefe de Calidad de la empresa mexicana Paper End. Partners de neodoc y ya también amigos, Paper End es una empresa de digitalización y venta de software de gestión y administración documental, situada en la ciudad de Puebla, que distribuye neodoc entre sus clientes.

1- Raúl, empezamos como siempre preguntando sobre la importancia de la gestión documental para las empresas. ¿Es realmente necesario tener hoy en día un sistema de gestión de documentos?

Creo que una buena gestión documental es básica para una empresa o institución. Estamos en 2015 y el modelo basado en el papel está ya obsoleto, nos tenemos que adaptar. En muchas empresas e instituciones, el mantenimiento del archivo es un auténtico quebradero de cabeza y si se tarda mucho en encontrar un documento, se está perdiendo tiempo y dinero. Por lo tanto, opino que no sólo es necesario sino básico tener hoy en día un sistema de gestión documental.

2- ¿Y vale para todo tipo de empresa o la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones?

La gestión documental es para todo tipo de empresas. A mayor tamaño, mayores costes de mantenimiento de archivo y por lo tanto, mayor ahorro gracias a un sistema de gestión documental. Para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, es positivo tener un sistema de gestión documental porque se reducen costes y, gracias a un buen acceso a su información, se convierten en empresas más ágiles y productivas.

«Es indudable que una gestión documental aporta más seguridad que una gestión en papel»

3- Si tuvieras que decir uno… ¿Cuál es el sector que en mayor medida necesita una gestión documental? ¿Sanidad, industria, sector público, abogados…?

En la experiencia que tenemos en México, diría que todos. En general, aquí se está empezando a implantar la gestión documental pero se lleva mucho retraso con respecto a otros países. Todos los sectores que mencionáis necesitan mejorar ese aspecto. Si tuviera que elegir uno sería en general el sector público, puesto que con una buena gestión documental se puede agilizar cualquier trámite administrativo y de ello se beneficiarían los ciudadanos.

4- Mucha gente no se anima a implantar una gestión documental por los costes… ¿Es caro tener una gestión documental?

En general se ve como un gasto en vez de como una inversión. Ese es uno de los errores más comunes cuando hablamos de este tema. Cualquier empresa o institución empieza a ahorrar desde el minuto 1 y por tanto esa inversión empieza a tener un retorno inmediato. Además de ese ahorro se puede medir la productividad, que aumenta considerablemente con un buen sistema de gestión documental. Paper-End siempre ha defendido el acceso de todas las empresas e instituciones de México a los nuevos adelantos tecnológicos, incluyendo la gestión documental. Por eso, nosotros nos adaptamos al presupuesto de la empresa y no al contrario. Aunque el presupuesto sea limitado, podemos ir haciendo las cosas al ritmo que marque la empresa. Un mismo proyecto se puede ir implementando por etapas. Lo importante es que accedan a los adelantos de los que disponemos hoy en día.

«La gestión documental se ve como un gasto en vez de como una inversión. Un grave error»

5- Dices que se empieza a ahorrar desde el minuto 1 ¿Y cuánto tiempo se tarda en amortizar la inversión que supone dicha implantación?

Es difícil dar un plazo concreto, ya que cada proyecto es totalmente diferente del resto. Depende de múltiples factores, no sólo del tamaño y coste del proyecto. Lo importante es que todo el mundo debe tener claro que desde que se implanta la gestión documental, se empieza a amortizar la inversión.

6- Es común también el miedo a que los documentos no estén seguros, ¿Opináis que es seguro tener almacenados los documentos en una gestión documental? ¿Hay posibilidad de pérdidas?

Por desgracia para todos, nada es 100% seguro. Ni un sistema de gestión documental ni por supuesto un archivo físico. Por ejemplo, ¿Qué pasaría en caso de incendio, robo, terremoto, inundación, etc.? Por nuestra experiencia en México, muy pocas empresas cuentan con un respaldo de su información. Creo que es indudable que una gestión documental aporta más seguridad a la información que una gestión tradicional en papel, aunque tampoco sea 100% seguro.

7- ¿Cuál crees es la mayor ventaja de la gestión documental? ¿Y el mayor inconveniente?

Yo destacaría dos grandes ventajas en vez de una. En primer lugar, el ahorro. Se ahorra mucho con la gestión documental (papel, tóner, mantenimiento, se libera espacio, se reducen los tiempos muertos, etc.). En segundo lugar destacaría el acceso inmediato a la información. Si tenemos el documento que necesitamos a tan solo unos clics, tenemos un acceso inmediato a la información, podemos tomar decisiones con mucha más agilidad y por lo tanto, ganamos en productividad y eficiencia. El mayor inconveniente en mi opinión es el coste de inversión, que sigue siendo el principal elemento disuasorio para muchas empresas. Creo que todas empresas que nos dedicamos a esto debemos avanzar en la facilidad de acceso de nuestros clientes a estas nuevas soluciones para alcanzar el objetivo de democratizar dicho acceso.

«Con gestión documental cualquier empresa empieza a ahorrar desde el minuto 1»

8- ¿Cuál es la situación del sector en México? ¿Hacia dónde va y a qué retos va a tener que hacer frente a medio plazo?

En México, cada día va creciendo un poco más el sector pero falta muchísimo por hacer. Por un lado, el sector público ya se está concienciando que el futuro está en la gestión documental, pero por los límites presupuestarios se va haciendo poco a poco. Son muchas instituciones, muchos años de retraso y mucho dinero. Por otro lado, el sector privado cada día está también más concienciado pero sufre de lo mismo. Creo que para nosotros el gran reto a medio plazo es hacer comprender a ambos (sectores público y privado) que la gestión documental no es un lujo sino una necesidad y que no es un gasto, sino una inversión.

9- Vosotros, Paper End, distribuis neodoc en México. ¿Por qué neodoc?, ¿Qué fue lo que más os llamó la atención de nuestra herramienta?, ¿Cómo ha sido la acogida del software español allá?

Antes de buscar opciones en gestión documental para distribuir en México, nos informamos de las opciones disponibles y qué podrían aportar en el mercado mexicano. Desde el principio, tuvimos claro que neodoc se ajustaba a las necesidades de lo que buscábamos porque con él podemos cubrir cualquier aspecto de la gestión documental, hasta llegar a automatizar todos los flujos de trabajo de la organización. Además, debo decir que nos encontramos con todo el apoyo, ilusión y ganas por parte de neodoc para ayudarnos a conseguirlo.
En general la acogida ha sido muy buena y hay interés en el producto aquí en México. Sin embargo, nos encontramos con un problema en todos los productos que se importan en México: el precio. La tasa de cambio del euro al peso es una gran desventaja para exportar a México, puesto que la mayoría de proyectos se elevan demasiado para el poder adquisitivo mexicano.

10- Paper End colabora también asiduamente en encuestas neodoc, ¿Cómo valoras esta iniciativa?

Me parece muy interesante, puesto que tenéis excelentes colaboradores. En mi caso concreto, he aprendido y aprendo mucho gracias a vuestras encuestas. Para mí, es fundamental el debate y conocer las opiniones de los expertos en el tema. Sin duda, vuestras encuestas han sido importantísimas para mí en los años que llevo en este sector.