La gestión documental es un pilar fundamental que debe sujetar toda la estructura de cualquier institución
Hoy en neodoc charlamos de gestión documental con Javier González Cachafeiro @jgcachafeiro (León, 1978). Javier es el responsable del Archivo de la Fundación Sierra Pambley de León desde febrero de 2010 y, desde marzo de 2015, es vocal en el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León. Recientemente Javier ha sido galardonado por parte de la Asociación de Archiveros de Castilla y León con el premio a la mejor labor profesional de Castilla y León, en el marco del Congreso organizado por ACAL en la ciudad de Segovia.
1- Buenos días, Javier ¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Crees que todas necesitan un sistema de gestión de documentos?
La gestión documental en la sociedad actual, y al ritmo que evoluciona la sociedad, debe ser entendida como un pilar fundamental que debe sujetar toda la estructura de cualquier institución, ya sea de carácter público y privado. Debemos de tener en cuenta que una correcta gestión documental, traerá como resultado un beneficio para todos los departamentos que componen la institución, desde el primero hasta el último.
2- Y esto, ¿Es independiente del tamaño de las empresas o la gestión documental es sólo apta para las grandes?
Desde luego que no, cualquier institución, empresa, etc. (ya sea grande o pequeña) debe buscar soluciones a su gestión documental, ya que, normalmente, tiene que trabajar desde dos puntos de vista, tanto como receptor de documentación, como generadora de documentación para otras instituciones, por lo que contar con una buena gestión documental, supone tanto un ahorro de tiempo como de recursos económicos.
La mayor ventaja de la gestión documental, consiste en los beneficios que ella supone en el día a día de nuestro trabajo
3.- Sí, pero, ¿Pueden las pequeñas afrontar el gasto?, es decir ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
Personalmente creo que no se debe cuantificar la gestión documental de forma económica, sino como una inversión. Es función del profesional de la información hacer ver a todos los estamentos que componen nuestros centros de trabajo, que vean los beneficios y el ahorro en costes que supone contar con una buena gestión documental.
4.- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
El mundo de la seguridad en el ámbito de la gestión documental se ha desarrollado muy positivamente en los últimos años. Los servicios cloud deben formar parte ya, y debemos acostumbrarnos, en una herramienta más de nuestro día a día, debido a la comodidad que supone poder acceder a nuestros documentos desde cualquier terminal, o desde nuestros teléfonos, este último punto es en el que debemos estar más atentos.
El reto a medio plazo es la mejora y la consolidación de los servicios en la nube
5.- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
Sin duda, la mayor ventaja de la gestión documental, consiste en los beneficios que ella supone en el día a día de nuestro trabajo.
6.- ¿Y el mayor inconveniente?
La adaptación a un programa de gestión, superada esta barrera, son todo ventajas sin duda alguna.
7.- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
El reto a medio plazo, por no decir a corto, son, entre otros, la mejora y la consolidación de los servicios en la nube, y la tendencia, cada vez más generalizada del acceso a través de dispositivos móviles. Si hablamos del ámbito de los archivos, la difusión debe ser, tanto un objetivo como un compromiso, que debemos firmar con la sociedad.
La llegada del documento electrónico nos traerá muchos grandes momentos a corto y medio plazo
8.- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?
En este mundo se aprende día a día, detrás de cada documento hay una historia, que nosotros debemos interpretar. Somos guardianes de recuerdos, y esos recuerdos tenemos la obligación y el deber de darlos a conocer. En mi caso, fue el día a día de esta profesión la que me enamoró. He de reconocer que jamás pensé en ser archivero, y a día de hoy, no concibo mi vida sin este mundo.
9.- Un deseo para el futuro del sector…
Reconocimiento y trabajo, es la fórmula necesaria que debe dar como resultado un trabajo tan importante como necesario para nuestros centros como la gestión documental. En esos dos factores, debemos estar presentes, y con los nuevos roles que la sociedad de la información demanda, con la llegada del documento electrónico por ejemplo, estoy seguro que, nos traerá muchos grandes momentos a corto y medio plazo.
