La gestión documental es tan importante en el mundo de la documentación, como lo es en el mundo de los seres humanos respirar
Hoy charlamos sobre gestión documental con Silvina Noguera (bibliotecaria, documentalista y especialista en Educación Superior y Tic. Silvina es además tesista de la Licenciatura en Bibliotecología y Documentación y realizó un curso de especialización en el área de Análisis Documental del Digesto Jurídico, así como un postgrado en Recuperación en Referencia Jurídica. Actualmente, trabaja en la Biblioteca del Instituto de Formación Docente de la Escuela Normal Superior E.E.U.U. del Brasil y en el Archivo Digital de Marandú Comunicaciones S.E. Empresa de Telecomunicaciones. Desde el año 2013 es Presidenta de la Asociación de Bibliotecarios de Misiones.
1. ¿Es importante la gestión documental para las empresas, realmente es necesaria?
La gestión documental es tan importante en el mundo de la documentación, como lo es en el mundo de los seres humanos respirar. Pero no todas las empresas suelen ser consciente de la importancia que requiere la misma, ni todas tienen un sistema de gestión documental.
2. ¿Pero, crees que vale para todas o es sólo apta para grandes empresas?
No importa la dimensión de la empresa, sino cuánto más rápido se comience a gestionar (sin importar el tamaño o volumen) más fácil será la gestión y la organización del fondo documental, lo que permitirá con mayor facilidad el aumento y crecimiento del mismo. Además de poder almacenar, seleccionar, clasificar, digitalizar y difundir para socializar dicha información.
No todas las empresas suelen ser consciente de la importancia de la gestión documental
3. ¿Es caro para una empresa hacerse con una gestión documental?
Las gestiones documentales tienen sus costos elevados en cuanto a la selección del personal, el tipo de software y el mantenimiento de las mismas. Aunque también puede variar de acuerdo a la calidad en que deseemos invertir. Existen ciertos recursos gratuitos que permiten la gestión de los documentos, aunque ello no garantiza la calidad de la misma.
4. ¿Resulta seguro almacenar los documentos en una gestión documental?
Creo que nada en este mundo virtual y tecnológico es totalmente seguro. Sé que existen empresas que ofrecen protección de datos a las empresas pequeñas y grandes del estado. Por ejemplo aquí en la Provincia de Misiones Argentina, se encuentra la Empresa de Marandú Comunicaciones S.E., que es una empresa de Telecomunicaciones y ofrece un servicio de Data Center, que es un centro de datos dotado de una tecnología única en el Nordeste de nuestro país. Esta infraestructura fue diseñada para soportar necesidades técnicas y de seguridad y resguardar los datos y garantizar un servicio de seguridad en materia tecnológica y garantizar así el trabajo de las empresas.
Las gestiones documentales tienen sus costos elevados en cuanto a la selección del personal, el tipo de software y el mantenimiento
5. ¿Cuál dirías que es el mayor beneficios de contar con una gestión documental?
La mayor ventaja es el almacenamiento y rapidez con que se puede acceder a los datos y a un documento sin perder tiempo.
6. ¿Y existe algún inconveniente?
La clasificación, análisis de los documentos, recolección y carga de datos en la base de datos seleccionada para su pronta recuperación.
La mayor ventaja es el almacenamiento y rapidez con que se puede acceder a los datos y a un documento sin perder tiempo
7. ¿Hacia dónde mira el sector?, ¿cuál crees que es su futuro?
En la gestión para la misma gestión documental, ¿qué quiero decir con esto? Pues que debemos saber gestionar, fundamentar y justificar a la hora de tener que presentar ante las autoridades que toman las decisiones en las empresas ¡ahí donde reside el éxito del futuro!
8. ¿A qué retos tendrá que hacer frente a medio plazo?
El reto a medio plazo ya está presente y es la gran cantidad de documentos que en el proceso de crecimiento de la empresa se acumulan, y que es conveniente organizar desde sus inicios para que luego sean fáciles en su futura carga virtual y comenzar a transitar el mundo de la información y comunicación en la sociedad del conocimiento.
9. Un deseo para el futuro del sector…
Qué existan leyes y normas que desde el Estado garanticen los derechos inherentes que deberían tener los documentos y su propia gestión para su recuperación y como parte de la memoria histórica en las instituciones del estado.
