La gestión documental es como un traje a medida. Cada empresa tiene sus necesidades y casuística
Hoy charlamos sobre gestión documental con Laura Florensa, gestora documental polivalente, polifacética y sumamente flexible. Laura forma parte del Grup d’Arxivers de Lleida un grupo formado por expertos archiveros, gestores documentales y gestores de la información de la provincia de Lleida.
1- Laura, ¿Por qué la gestión documental es tan importante hoy en día para las empresas?
Es importante ya que permite localizar, recuperar y almacenar mejor los documentos. En definitiva, trabajar de una forma más eficaz y proporcionar un mejor servicio.
2- ¿Crees que es un elemento necesario o indispensable para todas ellas?
Sí, todas ellas requieren un sistema de gestión documental, pero no el mismo. Es un traje a medida. Cada empresa tiene sus necesidades y casuística aunque, es evidente, que una correcta y eficiente gestión documental siempre se basará en los mismos pilares fundamentales.
La gestión documental es como un traje a medida. Cada empresa tiene sus necesidades y casuística.
3- ¿Y las pequeñas empresas también la necesitan o es sólo apta para grandes?
La gestión documental es clave para cualquier entidad o persona física que gestione información ya sea en papel o en formato electrónico.
4- Ya pero… ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?
Es difícil establecer un precio unitario, dependerá de las necesidades de cada empresa y de la tipología documental.
La mayor ventaja de la gestión documental es la posibilidad de encontrar los documentos de una forma rápida y sencilla
5-¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
Sí. La preservación, así como la necesidad de establecer criterios de destrucción de los documentos, son pilares fundamentales en la gestión documental.
6- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?
La posibilidad de encontrar los documentos de una forma rápida y sencilla. Ahorrar y optimizar el tiempo de trabajo.
El mayor inconveniente es la fase de implementación
7-¿Y el mayor inconveniente?
En primer lugar diría que es la fase de implementación, ya que conlleva analizar la entidad, la información que maneja, sus necesidades y las posibilidades reales de aplicación del nuevo sistema. Y, en segundo lugar, el cambio de rutinas que tendrán que aplicar todos los miembros de la organización. Es vital comunicar la importancia de establecer, mantener y supervisar las nuevas medidas.
8- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?
Creo que el sector tiene un gran potencial tanto en las empresas públicas como privadas ya que, en definitiva, una adecuada gestión documental permite optimizar el tiempo y el espacio, aumentar la productividad y la eficiencia competitiva de la organización y apostar por una necesaria transparencia.
El sector tiene un gran potencial tanto en las empresas públicas como privadas
9- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?
La gestión documental es una profesión transversal. Se puede aplicar a cualquier tipología de organización y conlleva innumerables y fantásticos retos: hacia el pasado (gestión documentos ya producidos) y hacia el futuro (las nuevas tecnologías y el crecimiento exponencial de la información que permiten). Y el pasado y el futuro son vitales para el presente.
10- Un deseo para el futuro del sector…
La visibilidad de la profesión que implicará indefectiblemente una valorización. La socorrida frase “la información es poder” está más vigente que nunca.
